Jak przygotować salę konferencyjną?

sala konferencyjna
Przygotowanie sali konferencyjnej na firmowe wydarzenie w dużym stopniu przypomina przygotowanie domu na przyjęcie gości. Zwykle dokładamy wtedy wszelkich starań, by dopracować każdy detal i dajemy z siebie wszystko, aby goście byli zadowoleni. W przypadku spotkań biznesowych – stajemy przed jeszcze większym wyzwaniem, gdyż od tego jak wypadniemy, może zależeć nasza biznesowa przyszłość.

Pierwsze spojrzenie na salę konferencyjną – bezcenne

Jak powszechnie wiadomo – pierwsze wrażenie ma ogromne znaczenie (zarówno w relacjach międzyludzkich, jak i w ocenie np. towaru w sklepie). Co więcej – jeśli na początku zostaniemy negatywnie ocenieni, będzie nam później bardzo trudno to wrażenie zmienić, nawet jeśli dołożymy wielu starań. Dlatego, kiedy przygotowujemy salę konferencyjną na przyjęcie gości – przede wszystkim zadbajmy o to, by pierwszy odbiór był maksymalnie pozytywny. 

Wrażenie porządku

Na pewno bardzo ważne jest, aby na sali konferencyjnej panował ład i porządek. Wszelkie śmieci, plamy, porozrzucane przedmioty, kurz, odrapane lub nieodświeżone ściany oraz nieład lub niedopasowane elementy wystroju wnętrza – zdecydowanie należy usunąć. Bardzo ważne jest, aby meble i inne elementy wyposażenia sali były ułożone harmonijnie i tworzyły spójną całość. Na pewno nie są wskazane krzykliwe kolory, przerysowane wzory lub kicz. Jeśli na sali znajdują się kwiaty lub rośliny doniczkowe – powinny być świeże i niezakurzone. 

Zapach sali konferencyjnej – bardzo ważny szczegół

Dość ważne jest też zwrócenie uwagi na zapach – jeśli będzie świeży i przyjemny, z pewnością wpłynie bardzo pozytywnie na zaproszonych gości. Nie przesadzajmy jednak z odświeżaczami powietrza, aby atmosfera na sali nie byłą zbyt dusząca. Uwzględnijmy też fakt, że wśród gości mogą znaleźć się alergicy. Z całą pewnością jednak sala konferencyjna powinna być dobrze wywietrzona i nie pachnieć kurzem lub np. pastą do podłogi czy innymi detergentami. Idealna sytuacja to taka, gdy sala znajduje się w miejscu, gdzie można swobodnie otworzyć okna i nie czuć woni unoszących się spalin. 

Wszystko co potrzebne powinno być pod ręką

Gdy już dojdziemy do przekonania, że wizualnie sala konferencyjna prezentuje się bez zarzutu – potrzeba, abyśmy zadbali o potrzebny sprzęt. Warto, by znajdował się on w zasięgu ręki prowadzących konferencję lub szkolenie i był odpowiednio podłączony i przygotowany do użytku. Wszelkie ustawianie (np. rzutnika czy laptopa) podczas wykładu zabiera czas i wprowadza niepotrzebne zamieszanie. Co więcej – nie robi dobrego wrażenia. Goście mogą wtedy pomyśleć, że jesteśmy słabo zorganizowani. Na pewno warto również sprawdzić potrzebne urządzenia pod względem technicznym – czy odpowiednio zadziałają podczas organizowanego przez nas wydarzenia. Ideałem byłoby, gdybyśmy mieli zapasowy sprzęt w sytuacji nagłych awarii. 

Zadbajmy, by wszyscy zaproszeni mieli swoje miejsce

Jeśli zapraszamy określoną liczbę gości – byłoby dużym nietaktem, gdyby dla kogoś zabrakło miejsca siedzącego. Dlatego upewnijmy się, że na sali konferencyjnej znajduje się potrzebna liczba krzeseł i innych materiałów przygotowanych dla potrzeb organizowanego przez nas wydarzenia. Nerwowe poszukiwanie miejsc siedzących czy kserowanie materiałów jest zdecydowanie niewskazane. Ważne jest również zapewnienie maksymalnego komfortu prowadzącym konferencje lub wykład – aby mieli pod ręką wodę do picia, krzesło czy inne potrzebne drobiazgi. Jeśli sala konferencyjna jest duża – zadbajmy również o mikrofon i odpowiednie nagłośnienie. Upewnijmy się też, że mówca konferencji wie, jak się nim odpowiednio posługiwać. Generalnie – postarajmy się unikać wszelkich sytuacji, które mogłyby spowodować zamieszanie czy inne zakłócenia. 

Posiłki podczas konferencji i szkoleń

Jeśli planujemy poczęstunek dla gości – najlepiej poszukać sali konferencyjnej, która dysponuje stołówką lub restauracją. Jedzenie w pomieszczeniu, w którym prowadzone są wykłady, nie jest wskazane. Podobnie jeśli chodzi o napoje czy drobny poczęstunek. Oczywiście – warto, aby goście mieli stały i nieograniczony dostęp do ciepłych i zimnych napojów czy przekąsek, ale powinniśmy je serwować poza salą wykładową. Pozwoli to m.in. uniknąć zabrudzeń i nie będzie przeszkadzało innym w koncentracji. Tym niemniej jednak warto pamiętać, że posiłki są bardzo istotnym elementem firmowych spotkań. Po pierwsze – spełniają funkcję integracyjną, gdyż podczas ich spożywania uczestnicy mogą spotkać się w mniej formalnie. Po drugie – dobre jedzenie zawsze poprawia nastrój gości i wprowadza dobrą atmosferę, co ma niemałe znaczenie dla wrażenia, jakie na nich wywrzemy. 

Obsługa sali konferencyjnej

Warto pamiętać, że nawet najpiękniejsze meble czy najlepsza kuchnia nie przyczynią się do sukcesu organizowanego przez nas wydarzenia, jeśli obsługa nie stanie na wysokości zadania. Dlatego warto zadbać, by była ona odpowiednio przygotowana do przyjmowania gości (zwłaszcza, jeśli chodzi o bezpośredni kontakt z nimi). Na pewno osoby obsługujące salę konferencyjną powinny być uprzejme, przyjazne, kompetentne, ale jednocześnie dyskretne i nienachalne. Idealna obsługa to taka, która jest skuteczna, ale jednocześnie jej obecność jest wręcz nieodczuwalna. Podobnie jest z ubiorem – nie może być on nieadekwatny do sytuacji (np. zbyt wyzywający czy niedbały). Wskazane jest, by przed rozpoczęciem organizowanego przez nas wydarzenia sprawdzić, czy personel rzeczywiście jest odpowiedni, a przez to uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Warto korzystać z usług osób poleconych, które sprawdziły się już podczas tego typu pracy.

Sale konferencyjne Łódź

Jeśli poszukujesz sali konferencyjnej w Łodzi lub jej okolicach – na pewno warto, abyś zwrócił uwagę na Centrum Szkoleniowo-Konferencyjne Molo. Przede wszystkim oddasz większość spraw organizacyjnych w ręce profesjonalistów, którzy mają duże doświadczenie w tej dziedzinie i świadczą usługi na bardzo wysokim poziomie. Najlepiej dowodzi tego długa lista powracających, zadowolonych klientów. Centrum Szkoleniowo-Konferencyjne Molo zlokalizowane jest poza miastem, ale dojazd do niego nie jest skomplikowany. Pewna odległość od dużego miasta pozwala gościom na korzystanie z pięknych widoków, czystego powietrza i ciszy, która w wielkomiejskim zgiełku jest trudno dostępna. W sprawach tak istotnych jak firmowe spotkania biznesowe lepiej jest nie ryzykować i mieć pewność, że zaproszeni przez nas goście wyrobią sobie o nas jak najlepsze zdanie.