Hotel na konferencję. 5 cech dobrego ośrodka

Hotel na konferencję
Dobra sala konferencyjna to działający sprzęt, wygodne krzesła biurowe, rzetelnie pracująca obsługa hotelu, odpowiednia lokalizacja hotelu na konferencję, profesjonalna obsługa cateringowa. …
Czy faktycznie przy organizacji konferencji zwróciliście uwagę na te wszystkie czynniki?
Jeśli nie…zostańcie z nami, jeżeli macie w planach wynajem sali konferencyjnej i chcecie być pewni, że wybraliście dobry hotel czy ośrodek.
Za chwilę dowiecie się na co zwrócić uwagę

Wybraliśmy hotel na konferencję czas na odpowiednią salę

Sala konferencyjna w hotelu, w którym odbędzie się nasze wydarzenie, jej wygląd, ma ogromne znaczenie. 
Zadacie sobie pewnie pytanie, dlaczego wygląd tej sali jest taki ważny?
Przymierzając się do wynajęcia sali konferencyjnej szukajmy takiej, która jest przestronna, wyposażona w dobry sprzęt i akustyczna.
Te wszystkie elementy wspólnie „pracują" na sukces wydarzenia. W końcu nasi goście mają chłonąć wiedzę jak gąbka, a nie zasypiać...
Z pewnością pierwszym czynnikiem, który przykuwa uwagę organizatorów konferencji jest wyposażenie techniczne.
Przyznaję to ważny punkt, jednak powinniście zadbać również o kilka innych elementów.
Jakich?
Dowiecie się tego już za chwilę.

Wynajmując salę konferencyjną, chcemy mieć w pakiecie ładną, obszerną przestrzeń, nowoczesne wyposażenie: projektory, mikrofony bezprzewodowe, sprzęt audio-wizualny. 
Co zrobić żeby znaleźć taki hotel na konferencję
Pytać, pytać, pytać i jeszcze raz pytać :) ...wynajem sali konferencyjnej nie może być loterią.

Jakie pytania powinny znaleźć się w takiej wycenie?
O te rzeczy warto zapytać managera hotelu:
  • wielkość sali konferencyjnej
  • ilość krzeseł i stolików/ stołów
  • zaplecze socjalne – szatnie dla gości
  • sprzęt audio-wizualny
  • klimatyzację
  • odpowiednie oświetlenie
  • możliwość wykupienia noclegu dla gości
  • opcję możliwych opłat za parking
  • firmę cateringową / działającą kuchnię w hotelu 
  • atrakcje dla uczestników konferencji w hotelu 


wynajem sali konferencyjnej



Co powinien mieć dobry hotel na konferencję?

Tak już po prostu jest... lubimy otaczać się pięknymi rzeczami, spędzać czas w luksusowych, eleganckich wnętrzach. 
W przytulnych, dobrze oświetlonych przestrzeniach czujemy się po prostu dobrze.
Lepiej nam się w takich miejscach odpoczywa, relaksuje i przyswaja wiedzę. 
Brak klimatyzacji, słabe oświetlenie, brak świeżego powietrza to wszystko nie wpłynie na nas komfortowo.
O co zatem zadbać przy przeglądaniu ogłoszeń z wynajmem sali konferencyjnej?

Klimatyzacja + odpowiednie oświetlenie

Fragment dotyczący klimatyzacji będzie maksymalnie zminimalizowany.
Klima po prostu musi być! I hotel na konferencję, który wybraliście musi ją mieć (oczywiście działającą).
To urządzanie, to cudo techniki, które pozwoli przetrwać uczestnikom letnich konferencji. 

sala konferencyjna w hotelu

Przejdźmy teraz do kwestii oświetlenia, a właściwie to kwestii dobrego oświetlenia.
Niedziałająca klimatyzacja w duecie z kiepskim oświetleniem to drużyna do zadań koszmarnych.

Zapytacie kolejny raz, dobre czyli jakie?
Odpowiednio przygotowana sala konferencyjna z oświetleniem, które nie męczy uczestników, a ułatwia im działanie na konferencji ( mam tu na myśli np. tworzenie notatek). 
Dobre oświetlenie nie tylko nie drażni oczu ale i nie męczy uczestników fizycznie.
Bo przecież nie chcemy tylko przesiedzieć konferencji co chwilę ziewając i patrząc na zegarek z wytęsknionym wzorkiem na godzinę przerwy kawowej. 
Kwestię odpowiedniego oświetlenia oraz poziomu „pracy” klimatyzacji warto omówić wcześniej z obsługą hotelu. 

sala konferencyjna w Centrum MOLO
 

Fotele, krzesła, kanapy – ma być przede wszystkim wygodnie 

Ciekawych i wartościowych rzeczy najlepiej słucha się… na siedząco.
A wybór odpowiedniego krzesła czy fotela, uwierzcie mi to prawdziwa sztuka.
Ale skupmy się na najważniejszych punktach. 
Decydując się na wynajem sali konferencyjnej w hotelu, zapytajmy obsługę jakiego rodzaju „siedziska” ośrodek posiada.
Upewnijcie się również, że hotel posiada odpowiednią liczbę krzeseł. 
Wygodne, niezniszczone krzesła, meble to jeden z najważniejszych punktów wyposażenia sali konferencyjnej.
Uczestnicy konferencji spędzą na wydarzeniu nawet kilka godzin, warto zadbać o to by wygodnie spędzali ten czas.  

Uważasz, że takie drobiazgi jak krzesła nie są tak bardzo istotnie?
Jesteś w ogromnym błędzie, zapewniam Cię. 
A co z wizerunkiem hotelu?
Jako uczestnicy zwracamy ogromną uwagę, na to w jakim stanie są meble.
Wiemy ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej, płacimy więc nie tylko za usługę w cenie mamy czyste i niezniszczone pomieszczenie oraz sprawne wyposażenie. 
Odrapane, meble są niestety negatywną wizytówką właściciela hotelu. 
Nie musisz chyba zgadywać jaką ocenę wystawią Ci goście, jak będą przebywać w niewykończonych, brudnych pomieszczeniach.

Projektory, laptopy, mikrofony bezprzewodowe

Wymienione wyżej przykłady sprzętu audio-wizualnego to obok wspomnianej wcześniej klimatyzacji konieczność.
Chcemy dobrze rozumieć, co prelegenci konferencji chcą nam powiedzieć, chcemy dokładnie zobaczyć prezentację, którą nam wyświetlają.
Wynajmując salę konferencyjną, szukajmy takiej, która promuje się hasłem: nowoczesne wyposażenie techniczne.
Hotel na konferencję, który wybrałeś nie dysponuje takim nowoczesnym sprzętem?
Ok.. wystarczą sprawne: projektory, bezprzewodowe mikrofony oraz laptopy.

Do tego standardowego wyposażenia należą również bezprzewodowe mikrofony oraz sprawne nagłośnienie bez pisków czy szumów. 
Osoba występująca na konferencji, korzystająca z bezprzewodowego mikrofonu będzie mogła swobodnie poruszać się po sali i nawiązywać kontakt z uczestnikami konferencji.
Co jeszcze powinno się znaleźć w podręcznym wyposażeniu każdego prelegenta?
Oczywiście pilot do projektora, dzięki któremu prowadzący będzie mógł sprawnie przerzucać slajdy prezentacji.
Bez konieczności podbiegania co chwilę do komputera. 

 sale na konferencje w Centrum MOLO
 

Legendarne kuluary 

Już prawie wszystko mamy ustalone.
Już prawie… wiemy jak powinna być przygotowana sala w hotelu na konferencję.
Został ostatni element.
To zaplecze, ustronne miejsce, gdzie uczestnicy konferencji będą mogli po konferencji prywatnie porozmawiać, wymienić się wizytówkami itp.
Takie miejsce, a właściwie taki pokój/ sala nie może być malutką klatką.
Nasi goście mają się tam czuć swobodnie, to w końcu tam będą nawiązywać pierwsze kontakty biznesowe.
Skoro już jesteśmy na zapleczu naszego hotelu na konferencję.
Warto zajrzeć do kuchni i upewnić się, że kucharz i jego asystenci nie zawiodą naszych kubków smakowych. 

Kuchnia smaków

Bez względu na to czy decydujemy się wynająć firmę cateringową czy decydujemy się  na specjały hotelowego kucharza, musisz poznać miejsce gdzie przygotowywane i przechowywane będzie jedzenie na konferencję.
Wiele ośrodków oferujących wynajem sali konferencyjnej, w pakiecie oferuje obsługę kelnerską wraz z jedzeniem.
Naprawdę warto skorzystać z takiej oferty, posiłki, które są przygotowywane na miejscu to zawsze pewność, że przystawki i dania główne trafią do gości na czas.
Druga sprawa, mamy możliwość kontrolowania przygotowywania tych pyszności.
Bez obaw, że samochód dostawczy z całym zamówionym cateringiem utknie gdzieś w korku.
Przygotowując zapytanie z wyceną, nie zapomnij o tym punkcie. 

Przygotowujesz się do organizacji konferencji w hotelu?
Szukasz odpowiedniego ośrodka konferencyjnego?
Wyślij swoje zapytanie do Centrum MOLO i sprawdź jaką ofertę wynajmu sali konferencyjnej otrzymasz.

hotel na konferencję