Co musisz wiedzieć o organizacji szkoleń i konferencji w hotelu?

Ile czasu zajmuje organizacja szkoleń i konferencji?
Czy każdy może organizować takie eventy biznesowe?
Czy jednak lepiej zlecić to zadanie firmie zewnętrznej? Oto jest pytanie!
W tym artykule sprawdzimy, która z tych możliwości jest najlepsza.
Samodzielna organizacja szkoleń i konferencji w hotelu?
Organizacja przez agencję czy organizacja z pomocą hotelu?
Sprawdzamy, która opcja jest najkorzystniejsza.

Organizacja szkoleń i konferencji w hotelu, to niełatwe zadanie

Wynajęcie sali konferencyjnej w hotelu, catering, lista zaproszonych gości, program konferencji, gadżety, atrakcje po konferencji.
To tylko w sumie połowa rzeczy, które musisz załatwić przy organizacji konferencji w hotelu.

Ta lista jest naprawdę spora.

Zresztą to żadna tajemnica, organizacja takiego przedsięwzięcia wymaga zadbania o wiele szczegółów.
Przed organizatorem poszukiwania najlepszych ofert, wysyłanie zapytań, negocjacje i wreszcie wybór miejsca oraz firmy cateringowej itp.

Czy osoba bez doświadczenia, losowo wybrana przez prezesa firmy poradzi sobie z takim zadaniem?
Może warto zatrudnić firmę specjalizującą się w organizacji szkoleń i konferencji w hotelu?
A może jednak przygotować event z zespołem ds. konferencji z hotelu, który wybraliśmy?

3 sposoby organizacji eventów. Który jest najkorzystniejsza?

Organizację każdego przedsięwzięcia zaczynasz od sporządzenia planu działania oraz od budżetu.
Nie inaczej będzie w przypadku organizacji szkoleń i konferencji w hotelu.
Sposób organizacji, który wybierzesz, w dużej mierze będzie zależny od…pieniędzy.
Firmy, które dysponują sporym budżetem, bez problemu mogą pozwolić sobie na wynajęcie firmy zewnętrznej,
która jako usługodawców wybierze firmy z najwyższej półki.
Jeżeli Twój budżet jest nieco okrojony, skorzystaj z pomocy i doświadczenia zespołu hotelowego lub organizacją konferencji zajmij się osobiście.
Jednak nie tylko od budżetu, musisz uzależnić rodzaj organizacji biznesowych wydarzeń.
Pozostaje jeszcze kwestia doświadczenia.
Z pewnością posiada je specjalizująca się w konferencjach, agencja, zespół ds. konferencji z hotelu, ale czy posiada je pracownik z firmy?
Prestiżowe, kluczowe dla firmy wydarzenia, raczej nie powinny być, powierzane komuś kto nie do końca zna się na organizacji eventów.
Zachęcamy Was pracowników do przygotowywania imprez integracyjnych w hotelach, jednak czy konferencje,
służbowe spotkania i szkolenia to wydarzenia, które powinniście organizować i koordynować?
Odpowiedzi znajdziecie w tych trzech modelach organizacji szkoleń i konferencji w hotelu.
Sprawdźcie, jakie są plusy i minusy tych trzech rozwiązań?
Z którego sposobu korzysta Twoja firma?

Samodzielny organizator

Rolę głównego organizatora z reguły otrzymuje kierownik działu, ktoś z dyrekcji lub pracownik,
który uchodzi za dobrze zorganizowaną i solidną osobą.
Na pozór wydaje się najlepszym kandydatem, jednak jeśli ta osoba nie posiada doświadczenia, może zapomnieć o wielu istotnych kwestiach.
Samodzielny organizator wiedzy o konferencjach szuka w Internecie (np. na naszym blogu ;),
sam kontaktuje się z hotelami, firmami cateringowymi, drukarnią, hurtownią gadżetów.
Samodzielnie lub z pomocą swoich kolegów z pracy (swojego zespołu), tworzy program konferencji, zaprasza gości, prelegentów.
Na jego barkach spoczywa wybranie i zatrudnienie usługodawców.
W grę wchodzi jeszcze negocjacja cen, dopięcie wszelkich szczegółów i wreszcie nadzór nad przebiegiem konferencji.
Jeżeli jednak zdecydowaliście, że chcecie mieć w zespole specjalistę od konferencji, możecie zacząć inwestować w doświadczenie Waszego kolegi/koleżanki.
Kilka takich eventów i będziecie mieć wśród Was na stałe specjalistę od eventów biznesowych.
Zalety
  • Delegowanie do organizacji konferencji osoby z firmy to z pewnością najtańsze rozwiązanie. Chcemy jednak wierzyć, że ta osoba otrzyma premię za to zadanie.
  • Organizacją konferencji zajmuje się osoba, która jest najbliżej firmy. Zna jej partnerów, klientów, zarząd, dobrze zna potrzeby i wymagania szefostwa. Ta wiedza z pewnością przyda się przy organizacji szkoleń i konferencji w hotelu.
Wady
  • Osoba bez doświadczenia w konferencjach może polec na wielu podstawowych aspektach organizacji.
  • Nieznajomość branży konferencyjnej, może zaszkodzić w wyborze najlepszych usługodawców. Co więcej, osoba spoza branży może nie posiadać kontaktów doznanych w branży usługodawców. Wybór firmy cateringowej czy drukarni może być przypadkowy.
  • Do organizacji konferencji z pewnością nie wystarczy jedna osoba. Jeżeli to Twoi pracownicy mają się zająć tym wydarzeniem, zaangażowanych musi być co najmniej kilka osób, trzeba będzie stworzyć tzw. zespół ds. konferencji.

Hotelowy zespół ds. konferencji

Doświadczony i profesjonalny zespół od konferencji w hotelu, to skarb.
To ludzie z pasją, z ogromną wiedzą i umiejętnościami.
Czują się w eventach biznesowych jak ryby w wodzie.
W końcu to osoby, które organizacją szkoleń i konferencji w hotelu zajmują się od lat.
Tylko skąd wiedzieć, czy w hotelu na Twoją konferencję, działa taki zespół do zadań specjalnych?
To proste.
Przy prośbie o wycenę oferty biznesowej, zapytaj o doświadczenie zespołu hotelowego.
Poproś o informacje na temat ilości przeprowadzonych konferencji, nazwy firm itp.
Może hotel posiada dyplomy z podziękowaniami? Nie zapomnij też o sile Internetowych recenzji.
Wśród nich na pewno znajdą się opinie zadowolonych i niezadowolonych klientów biznesowych.
Jeżeli ta ilość danych Cię jeszcze nie przekonuje... Możesz zdecydować się na kontakt bezpośredni.
Jeżeli udało Ci się pozyskać nazwę firmy, która organizowała w danym hotelu konferencje, napisz do niej,
zapytaj o doświadczenie hotelowego zespołu ds. konferencji.
Może wydać Wam się zabawne całe to śledztwo, jednak to naprawdę ma sens.
Jeżeli w hotelu, który wybraliście, oferuje pomoc doświadczonego zespołu, połowę pracy przy organizacji konferencji macie już załatwioną

Współpraca z takim zespołem to rzeczywiście spore odciążenie dla organizatora.

Specjaliści sami najlepiej znają to miejsce, znają jego możliwości i ograniczenia.
Ich wiedzy na temat wyboru najlepszej sali konferencji, najlepszego nagłośnienia, wyboru menu jest naprawdę wartościowa.

Kiedy Ty w pracy wspólnie z kolegami będziesz przygotowywać program konferencji,
obsługa hotelu zadba o dekoracje, dodatkowe atrakcje czy ustawienie krzeseł.
Pracownicy hotelu nie tylko znają ośrodek jak własną kieszeń, ale również dobrze znają się z innymi pracownikami.
A przecież doskonała komunikacja to pierwszy stopień do sukcesu przy organizacji konferencji.
Zespół ds. konferencji osobiście ustali wszelkie szczegóły z szefem kuchni, dopilnuje, by recepcja informowała gości o miejscu konferencji i lokalizacji toalet.
Doświadczony zespół doradzi z jakich atrakcji / elementów zrezygnować, podpowie,
w którym miejscu odbędzie się przerwa kawowa, w których miejscach ustawić roll-upy firmowe.
Przejdźmy do podsumowania tego sposobu na organizację szkoleń i konferencji w hotelu.

Zalety

  • Praca z doświadczonym zespołem ds. konferencji w hotelu to skarb. Ich wiedza i umiejętności to pewność, że nic nie zakłóci przebiegu Waszego wydarzenia. Hotel, który chwali się, że zaufało mu już tysiące firm, warto zapytać o ofertę konferencyjną.
  • Pieniądze. Pomoc i zaangażowanie hotelowego zespołu ds. konferencji nie jest dodatkowym kosztem. Jeżeli jakiś ośrodek oferuje taką pomoc za dodatkową opłatą, zwyczajnie chce Was oszukać. Ta pomoc przy organizacji z reguły jest już wliczona w ofertę. Rezerwują hotel na biznesowy event mamy w pakiecie zaangażowany profesjonalny zespół.
Wady
  • Nie każdy hotel biznesowy posiada doświadczony zespół ds. konferencji. Tak naprawdę to ciężko zweryfikować, jak z bardzo doświadczonymi ludźmi będziemy pracować. Dlatego informacji na ten temat trzeba szukać samemu lub zwyczajnie pytać o wszystko przy rezerwacji hotelu.
  • Hotel, który świadczy również usługi biznesowe, może mieć spore obłożenie, jeśli chodzi o konferencje i szkolenia. Pozostaje więc pytanie, czy jeśli w jednym terminie odbędzie się kilka konferencji, ośrodek będzie dysponował odpowiednią liczbę „opiekunów konferencji”? Tego typu kwestie warto ustalić już w trakcie rozmów z hotelem.

Agencja eventowa
Podobnie jak w przypadku zespołu hotelowego, tutaj także mamy do czynienia z profesjonalistami.
Na rynku jest sporo agencji eventowych, powtórzę eventowych, niereklamowych.
To ważne.
Taka agencja zajmuje się wyłącznie organizacją różnego typu wydarzeń w tym właśnie wydarzeń biznesowych.
Zatrudniając taką agencję eventową, cały ciężar organizacji szkoleń i konferencji w hotelu spada na jej pracowników.
To pracownicy agencji, przeszukają Internet w poszukiwaniu najlepszego hotelu dla Ciebie,
przygotują program imprezy, zaproszą gości, prelegentów, wybiorą menu, zadbają o gadżety reklamowe.
Zrobią dosłownie wszystko, oczywiście w porozumieniu z Tobą.Agenci przygotują dla Ciebie kilka pomysłów na organizację konferencji, każdy z zarysowanym budżetem i planem działania.
Jeżeli zdecydujesz się na pomoc agencji eventowej, swoje kroki do tych specjalistów, skieruj nawet kilka miesięcy przed planowanym wydarzeniem.
Agencja eventowa to wyspecjalizowana firma zajmie się załatwieniem wszystkich spraw i dopasuje do potrzeb klienta.
Co więcej, jako doświadczony team ma mnóstwo wypracowanych kontaktów, a co za tym idzie wypracowany cennik z rabatami.
Do organizacji Twojego wydarzenia może zatrudnić wysokiej jakości usługodawców po atrakcyjnych cenach.
Taka sieć kontaktów przyda się również przy tworzeniu gości VIP, czy listy prelegentów.
Zalety
  • Jeżeli zostało Wam naprawdę mało czasu? Skorzystajcie z usług agencji eventowej. To doskonała propozycja dla zapracowanych przedsiębiorców, którzy nie mają ani doświadczenia, ani czasu na załatwienie milion szczegółów związanych z wydarzeniem.
  • Agencja posiada profesjonalny, doświadczony zespół specjalistów od wydarzeń eventowych. Możesz polegać na ich pomysłach i doświadczeniu.
Wady
  • Praca agencji nie jest darmowa, a i tania też nie jest. Zatrudniając agencję, płacisz jej za całe know how konferencji, czyli pomysł. Do tego dolicz wynagrodzenie dla usługodawców, których wybierze agencja. Ile tak naprawdę kosztuje zatrudnienie agencji eventowej? Wszystko oczywiście zależy od wielkości wydarzenia i prestiżu agencji i zakresu jej pracy. Kwota, jaką trzeba wydać na agencję, zaczyna się od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych.
Organizacja szkoleń i konferencji w hotelu to naprawdę trudna sztuka, który wymaga od każdego organizatora zadbania i wiele szczegółów.
Każdy z tych sposobów na organizację posiada wady i zalety.
Wybór odpowiedniej metody powinieneś uzależnić od budżetu, jakim dysponujesz, ale również od wielkości Twojego wydarzenia.
Czy do organizacji szkolenia dla pracowników naprawdę potrzebujesz agencji eventowej?
Może wystarczy doświadczony zespół w hotelu?Postaw przed sobą cel, jaki ma spełnić całe to przedsięwzięcie, wówczas łatwiej Ci będzie wybrać najlepszą opcję dla siebie.
Pamiętaj, że nie każda konferencja organizowana samodzielnie z góry skazana jest na niepowodzenie.
Nie każda też impreza kierowana przez agencję eventową musi okazać się wydarzeniem roku.
Jeżeli jako organizator konferencji szukasz odpowiedniego hotelu z zespołem ds. konferencji, sprawdź ofertę Centrum MOLO.
To centrum konferencyjno – szkoleniowe, które ma na swoim koncie niejedno biznesowe wydarzenie.

Zobacz ostatnie posty