Jak zaplanować konferencje z udziałem zagranicznych gości?

To ma być międzynarodowa konferencja w hotelu.
Prestiżowe wydarzenie, będą specjaliści z kraju oraz wybitne nazwiska z całego świata.
Będzie międzynarodowe towarzystwo, które zwiedziło wiele prestiżowych zagranicznych hotelach.
Podczas konferencji w Polsce, masz szansę ich oczarować branżą hotelarską w kraju.
Chociaż organizacja konferencji to żmudny proces, z pomocą obsługi hotelowej przygotujesz perfekcyjny event.
Musisz jedynie wiedzieć jak przygotować się na konferencje z udziałem zagranicznych gości.
Nie ma na co czekać.
Zaczynamy!

Międzynarodowa konferencja w hotelu wymaga szczegółowego planu

Z reguły zagraniczne konferencje trwają kilka dni. Miejsce, gdzie może odbyć się Twoja konferencja, jest więc tylko jedno – hotel.
Ośrodek hotelowy posiada odpowiednio wyposażone sale konferencyjne, restauracje oraz zaplecze noclegowe.
W pakiecie jest również profesjonalna obsługa hotelowa, która chętnie pomoże przy konferencji.
Wielkie przestronne pomieszczenia, usługi hotelowe na wysokim poziomie, dodatkowe usługi, sale szkoleniowe wyposażone w nowoczesny sprzęt audiowizualny.
Wszystko na miejscu – wszystko, co zapewni nam udaną międzynarodową konferencję.
Jeżeli wybór hotelu masz już za sobą.
Czas na przygotowanie planu organizacji tego eventu.
Międzynarodowe konferencje w hotelu rządzą się innymi prawami.
Twój gość jest z innego kraju, ma inne oczekiwania i potrzebuje opieki w obcym kraju.
Jak organizator reprezentujesz firmę, jeżeli ta konferencje okaże się klapą, będzie to wizerunkowa rysa zarówno dla Ciebie, jak i dla całej firmy.
Nie chcesz chyba się zbłaźnić przed gości z zagranicy?
Pokaż, że Twoja firma to prawdziwy lider w branży usługowej.
Jesteście specjalistami, potraficie zadbać o każdego gościa.
W dodatku to właśnie hotel będzie pierwszym miejscem, gdzie Twój gość się pojawi zaraz po przylocie.
Jako organizator konferencji musisz się postarać, by Twój gość dobrze wspominał udział w Twoim evencie.
Buduj dobre wrażenie od pierwszych chwil, jak tylko gość konferencji stanie nogą na polskiej ziemi.

Nie powinien narzekać na brak tłumacza, transportu czy znosić braki wyposażenia w hotelowym pokoju.

Konferencje z udziałem zagranicznych gości – organizacja krok po kroku

Na początek musisz poznać członków obsługi hotelowej, która będzie z Tobą współpracować przy konferencji.
Śmiało mianuj stanowiska i deleguj do odpowiednich zadań. Jesteście teraz jedną drużyną, gracie do jednej bramki.
Komunikacja między Wami musi być bezproblemowa. Zakwaterowanie gości w hotelu, w którym odbywa się konferencja to same plusy.
Jakie?
Jako organizator nie musisz martwić się o dodatkowy transport (jeśli goście nocują w różnych hotelach).
Twoi zagraniczni goście nie będą musieli błądzić po mieście w poszukiwaniu miejsca konferencji.
Będąc na miejscu, od początku do zakończenia konferencji masz możliwość czuwać nad wszystkim i realizować plan konferencji.
Jakie najważniejsze punkty powinny się tam znaleźć, by organizacja konferencji z udziałem zagranicznych gości była udanym eventem?

Sprawdźmy!

Transport z lotniska

Ten punkt planu potrafi przysporzyć wielu problemów.
Wyobrażacie sobie sytuację, w której Wasz gość czeka przez kilka godzin na lotnisku na transport, spóźnia się na wydarzenie.
W efekcie nie występuje jako prelegent, a Ty przypominasz sobie o tym, że miałeś go odebrać z lotniska w momencie, kiedy prowadzący konferencję zapowiada jego panel? To naprawdę czarny scenariusz i przecież Tobie się to nie przytrafi.
W końcu czytasz ten artykuł, wiesz jak się przygotować do organizacji międzynarodowej konferencji w hotelu.
Dlatego już w momencie zapraszania prelegenta ustal z nim szczegóły transportu.
Czy gość życzy sobie prywatny samochód, liczy na zwrot kosztów podróży ( w tym koszt taksówki z lotniska do hotelu).
Nasza wskazówka.
Jeżeli hotel, w którym ma się odbyć konferencja, jest położony poza miastem, Ty jako organizator powinieneś zadbać o dojazd gości do ośrodka.

A właściwie to o każdy szczegół związany z transportem.

Angielski jest dobry!

To żadna nowość, że znajomość języków obcych to dziś podstawa.
Organizując konferencje z udziałem zagranicznych gości, masz prawo tego wymagać od obsługi hotelowej.
Twoi goście mają się czuć swobodnie, w końcu w razie problemów to właśnie do obsługi hotelowej skierują swoje pytania.
Pytania w języku angielskim.
Nikt nie wymaga od nich znajomości angielskiego na poziomie zaawansowanym, wystarczy znajomość podstawowych biznesowych zwrotów.
To nie koniec językowych problemów.
Pamiętaj również o przygotowaniu materiałów konferencyjnych w języku gościa (z reguły wystarczy tylko język angielski).

Z polskich katalogów i ulotek, gość z Tajlandii, raczej niczego się nie dowie, a cały materiał wyląduje w koszu.
Tłumacz
Jeżeli hotel nie ma na wyposażeniu sprzętu audio z translatorem (lektor), musisz zatrudnić tłumaczy.
Mogą być dyskretnymi opiekunami zagranicznych gości, mogą również występować obok prelegentów i tłumaczyć ich specjalistyczne wypowiedzi.
Jeżeli udział w międzynarodowej konferencji w hotelu biorą goście hiszpańskojęzyczni lub niemieckojęzyczni, obecność tłumacza z danego języka jest obowiązkowa.

Taki tłumacz, będzie nie tylko pomocą językową, ale również opiekunem zagranicznego gościa.

Lokalne atrakcje

To międzynarodowa konferencja w hotelu, ale przecież nie będziecie siedzieć od rana do nocy w sali konferencyjnej.
Jeżeli hotel położony jest w malowniczej okolicy, koniecznie muszą ją zobaczyć Twoi zagraniczni goście.
W czasie dłużej przerwy lub na koniec konferencji zaproponuj gościom krótki spacer po okolicy.
Okolica hotelu to park krajobrazowy albo turystyczna perełka regionu?
Wpisz wycieczkę po okolicy do programu konferencji.
Międzynarodowa konferencja w hotelu skupia gości z różnych środowisk, po męczącym dniu (podróż, przylot) warto zaproponować gościom lokalne atrakcje.
Należą do nich:
  • turystyczna wycieczka szlakiem najciekawszych miejsc w regionie
  • tematyczny wieczór (Twoi goście to Włosi? – zaproponuj włoski wieczór na ich cześć) z muzyką na żywo i daniami kuchni włoskiej
  • kameralny koncert lokalnej grupy muzycznej
  • ognisko z biesiadą
Zakończ konferencję mocnym akcentem, niech goście z zagranicy zapamiętają kompleksową organizację wydarzenia i oczywiście niech pamiętają o naszej polskiej gościnności.
Jest jeszcze jedna istotna kwestia.

Organizując wycieczkę czy wspólną zabawę, przygotowujesz dla swoich gości odpowiednią atmosferę pod biznesowe rozmowy.
Swobodna atmosfera sprzyja networkingowi.
To ten moment, na kuluarowe, luźne rozmowy.
Przy ognisku i zabawie rodzą się nowe znajomości, tworzą nowe pomysły i inicjatywy.

Polskie souveniry oraz materiały promocyjne

Na koniec słowo o materiałach promocyjnych, które powinny trafić do gości w ostatnim dniu konferencji.
Niech w paczkach nie zabraknie polskich souvenirów, materiałów reklamowych organizatorów konferencji.
Pamiętaj o przygotowaniu materiałów zarówno w języku polskim jak i w języku angielskim.

Wśród materiałów powinny znaleźć się:

  • Program konferencji
  • Informacje o prelegentach (krótkie bio i kontakt)
  • Materiałowe reklamowe organizatorów, sponsorów oraz partnerów wydarzenia
Wiesz już jak organizować konferencje z udziałem zagranicznych gości.
Najważniejsze punkty koniecznie wpisz do swojego planu przy organizacji konferencji.
To prawda, że organizacja konferencji to żmudny proces z wieloma szczegółami, jednak jak zobaczysz pozytywne opinie swoich gości, ciepłe podziękowania docenisz ten wysiłek.
Organizując międzynarodowe konferencje, pokazujesz, jak bardzo Twoja firma się rozwinęła.
Pokazujesz, że nie boicie się wyzwań i chętnie sięgacie po zagranicznych specjalistów no i oczywiście, że świat konferencji nie jest Wam obcy.
Jesteście specjalistami, z pomocą hotelu zorganizujecie każdy event.
Planujesz międzynarodową konferencję w hotelu?
W Centrum MOLO zorganizujesz każde wydarzenie biznesowe.
Zespół Centrum MOLO ma bogate doświadczenie w organizacji konferencji

Zobacz ostatnie posty