Niezbędne wyposażenie w ośrodkach konferencyjnych

O tym, że organizacja konferencji to trudne i wielopłaszczyznowe zadanie – nikogo nie trzeba przekonywać. Sposób, w jaki zaprezentujemy się przed naszymi gośćmi, czy ośrodek konferencyjny, który wybierzemy to efekt końcowy długiego procesu przygotowań i zaangażowania wielu osób. Pierwszym i kluczowym krokiem jest sporządzenie szczegółowego planu działania, w którym powinniśmy przede wszystkim określić cel konferencji (co chcemy dzięki niej osiągnąć). Jeśli jasno to nazwiemy – wtedy łatwiej nam będzie sprecyzować, jakie środki będą nam do tego potrzebne. Działania bez odpowiedniego planu są chaotyczne i można pominąć znaczące detale. Pewnym problemem jest też brak doświadczenia w organizowaniu konferencji – im jest ono mniejsze, tym trudniej jest nam określić, czego potrzebujemy oraz przewidzieć nieplanowane sytuacje.

Z pewnością ważnym ogniwem w procesie przygotowania szkolenia czy konferencji jest wybór odpowiedniego miejsca, w którym ma się ona odbyć. Ma to ogromne znaczenie, ponieważ ośrodek konferencyjny jest naszą najważniejszą wizytówką – to co zastaną nasi goście po przyjeździe na miejsce, zostanie przypisane naszemu wizerunkowi. Dlatego wyboru należy dokonać w sposób przemyślany, aby w pełni odpowiadał przyjętej przez nas strategii działania i zaplanowanemu celowi. Jeśli określimy rodzaj i charakter konferencji, wtedy łatwiej będzie nam sprawdzić, czy wybrany przez nas ośrodek jest odpowiednio wyposażony. Ważne jest, byśmy przy podejmowaniu decyzji o wyborze sali nie kierowali się jedynie folderami reklamowymi czy stronami internetowymi, ale odwiedzili wybraną placówkę osobiście i sprawdzili jej przydatność i wyposażenie.

Na pewno dokonując wyboru ośrodka konferencyjnego warto ocenić, czy ma odpowiedni standard. Jeśli zapraszamy ważne osobistości lub np. dyrektorów znaczących na rynku firm – nie możemy wynająć sali konferencyjnej o niskim standardzie. Powinniśmy zatem zwrócić uwagę na jej wystrój, otoczenie, jakość sprzętu, który stanowi jej wyposażenie, porządek i czystość, ale także poziom kultury osobistej personelu zatrudnionego do jej obsługi. Nic nie może wywrzeć gorszego wrażenia niż nieprofesjonalny personel, który nie potrafi odpowiednio się zachować. Warto zatem poznać bliżej osoby, które będą miały bliski kontakt z zaproszonymi przez nas gośćmi. Czy rzeczywiście osoby te będą potrafiły zachować się we właściwy sposób? Czy będą wiedziały, jak obsługiwać sprzęt, który stanowi wyposażenie sali konferencyjnej? Zwykle skupiamy się na liście potrzebnych urządzeń, ale zapominamy, że potrzebna jest również znajomość jego obsługiwania.

Nie mniej ważna niż wystrój wnętrza jest też funkcjonalność sali konferencyjnej. Cóż z tego, że będzie ona pięknie wyglądała, jeśli nie spełni swojej roli? Dlatego przeglądając oferty ośrodków konferencyjnych, należy zwrócić uwagę, czy zapewniają one odpowiedni sprzęt do obsługi tego typu wydarzeń i czy jest on w dobrym stanie technicznym. Nawet najlepiej przygotowaną konferencję może zburzyć słabe nagłośnienie, popsuta klimatyzacja czy zbyt mała ilość krzeseł. Dlatego powinniśmy przeanalizować bardzo szczegółowo, jaki sprzęt będzie nam potrzebny, by rzeczywiście wszystko było dopięte na ostatni guzik. Zwróćmy uwagę nie tylko na potrzebę zapewnienia komfortu zaproszonym gościom, ale także mówcom konferencji.

Jeśli nasza firma organizuje konferencje okazjonalnie – lepiej jest zaufać profesjonalistom. W ośrodkach konferencyjnych pracują ludzie, którzy z tego typu wydarzeniami mają do czynienia na co dzień, dlatego z pewnością będą oni potrafili celnie określić potrzeby naszych gości i zapewnić im wszystko co niezbędne. Z drugiej jednak strony – powinniśmy być czujni i monitorować ich działania, by niczym niemiłym nie zaskoczyć naszych gości. Dlatego dobrze mieć np. dodatkowy laptop czy rzutnik, aby w razie awarii móc podmienić niezbędny sprzęt. Im więcej przykrych niespodzianek jesteśmy w stanie przewidzieć, tym skuteczniej na nie zareagujemy. Nie chodzi też jedynie o to, by wyposażenie sali czy poziom świadczonych usług był standardowy, ale wyjątkowy.

Przyglądając się sali konferencyjnej należy ją ocenić „od ogółu do szczegółu”. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na jej powierzchnię – czy bez problemu pomieści zaproszonych gości, czy nie będzie zbyt ciasna albo zbyt obszerna (może to stworzyć wrażenie niskiej frekwencji). Niezwykle istotne jest też nagłośnienie. Sprawdźmy zatem, czy w każdym miejscu sali głos mówców będzie wystarczająco dobrze słyszany. Na pewno nie mniej istotne jest też oświetlenie i klimatyzacja. Nie zapomnijmy policzyć krzesła, aby każdy z zaproszonych miał miejsce siedzące (i by było ono wystarczająco wygodne). Warto również wcześniej przygotować potrzebne materiały dla gości (foldery, notatniki do pisania, długopisy z logiem naszej firmy itp., materiały szkoleniowe i reklamowe). Lepiej mieć ich większą liczbę, by dla nikogo nie zabrakło (gdyby jednak tak się zdarzyło – na pewno przyda nam się ksero).

Choć zazwyczaj nie zwracamy na to uwagi, bardzo ważne jest też otocznie ośrodków konferencyjnych. Gdybyśmy przyjrzeli się ośrodkom w woj. łódzkim położonym nad Zalewem Sulejowskim – na pewno zauważymy różnicę. Piękne widoki z dala od zanieczyszczonego miejskiego powietrza i zgiełku od razu poprawią samopoczucie naszych gości. Mają one też i tę zaletę, że – wbrew pozorom – dojazd do nich nie jest trudny. W tak pięknym otoczeniu zdecydowanie łatwiej też zaplanować sposób spędzania wolnego czasu czy przerw na kawę niż w centrum miasta (zwłaszcza że ośrodki konferencyjne | łódzkie nad Zalewem Sulejowskim dysponują m.in. wypożyczalnią sprzętu do uprawiania sportów wodnych i instytutami SPA). Choć atuty te nie należą do standardowego wyposażenia sal konferencyjnych – mogą znacząco wpłynąć na sukces konferencji. Nie zapomnijmy też o sprawdzeniu, czy ośrodek posiada dogodne miejsce do parkowania!

Dokonując wyboru ośrodka konferencyjnego warto wziąć pod uwagę także fakt, czy dysponuje on własną restauracją. Nic nie podziała na naszych gości równie dobrze, jak zaproszenie na świetny posiłek bez konieczności dojazdu. Pod tym względem na uwagę zasługuje ośrodek konferencyjny Centrum Molo, zlokalizowany 60 km od Łodzi. Proponuje on swoim gościom wyjątkowo bogate menu. Na liście znajdziemy nie tylko dania kuchni różnych narodowości, ale także wędliny, sery i ryby z hotelowej wędzarni. Restauracja Centrum Molo oferuje dodatkowo okazałą listę win i dań dietetycznych (bezglutenowych, bez laktozy, fit i dla wegeterian). Centrum Molo jest jednym z niewielu ośrodków konferencyjnych | łódzkie, który proponuje tak bogate menu.

Centrum Molo nie jest debiutantem w dziedzinie organizowania konferencji i szkoleń, dlatego doskonale wie, jak przygotować sale konferencyjne na przyjęcie gości. Co więcej – swoją ofertę dostosowuje do potrzeb klientów i elastycznie dopasowuje się do ich oczekiwań. Najlepszym dowodem na to jest fakt, że Centrum Molo proponuje aż 7 (!) świetnie wyposażonych i profesjonalnie przygotowanych sal konferencyjnych do wyboru! Dodatkowymi atutami tego ośrodka konferencyjnego | łódzkie (obok standardowego wyposażenia) są też: dostęp do naturalnego oświetlenia, sprzęt audiowizualny, projektory mutimedialne i łącze internetowe (WiFi, LAN). Jeśli oddamy organizację konferencji w ręce profesjonalistów z Centrum Molo – po prostu o wiele szczegółów nie będziemy musieli się martwić.