Zanim przystąpimy do organizacji konferencji – bardzo ważne jest zaplanowanie odpowiedniej strategii. Powinniśmy zastanowić się przede wszystkim nad tym, jaki cel chcemy osiągnąć i jakich korzyści dla firmy spodziewamy się dzięki podejmowanemu przez nas przedsięwzięciu. Im jaśniejszą wizję celu będziemy mieli, tym łatwiej nam będzie stworzyć plan działania i dobrać potrzebne środki. Jeśli nie zdefiniujemy naszych priorytetów – będzie nam bardzo trudno określić etapy drogi do pokonania i uporządkować nasze działania. Z pewnością pierwszym krokiem, który powinniśmy podjąć, jest ustalenie budżetu – jaką sumę możemy przeznaczyć na event. Drugi krok to ustalenie listy gości i podejmowanej tematyki. Ważne jest określenie nie tylko liczby zaproszonych osób, ale również prestiż – im większe ich znaczenie w świecie biznesu czy nauki, tym wyżej ustawiona poprzeczka. Warto również dopasować tematykę wykładów i styl sali konferencyjnej do charakteru i wieku zaproszonych.

Jeśli już wiemy kogo i w jakim celu chcemy zaprosić (np. chcemy przedstawić naszą firmę w roli eksperta w danej dziedzinie, sprzedać wytwarzane przez nas produkty czy usługi lub też nawiązać współpracę z nowymi kontrahentami), powinniśmy zaplanować czas trwania konferencji i ustalić, czy będzie ona jedno- czy kilkudniowa. Jeśli bowiem będzie trwała dłużej niż jeden dzień – potrzebne będą noclegi. A jeśli goście zostaną na noc – dobrze jest również zaplanować dla nich posiłki i zaproponować atrakcyjne możliwości spędzenia wolnego czasu. Zarówno zapewnienie zaproszonym odpowiedniego relaksu, jak i dobrych posiłków z pewnością pozytywnie ich do nas nastawi. Im bardziej poczują się przez nas dobrze przyjęci – tym lepszą współpracą to w przyszłości zaowocuje. Dlatego – odpowiedzmy sobie na pytanie, co i w jakiej formie chcemy im zapewnić. Z pewnością bardzo wskazana jest w takich sytuacjach konsultacja ze specjalistami zajmującymi się organizacją konferencji dla firm, gdyż mają oni świetną orientację w tym temacie.

Mimo że konferencje czy eventy biznesowe organizujemy dla korzyści naszej firmy – paradoksalnie to o potrzeby naszych gości powinniśmy zadbać w pierwszej kolejności i dołożyć wszelkich starań, by byli zadowoleni. A zatem zastanówmy się, co mogłoby zaproszonych wprawić w niezadowolenie, by odpowiednio wcześnie temu zapobiec. Zacznijmy od pierwszego kontaktu, który nawiążemy z naszymi gośćmi czyli od zaproszeń. Ich forma jest bardzo ważna. Nie wszyscy tolerują je w formie e-mailowej (jest ona zdecydowanie mniej elegancka i znacznie bardziej bezosobowa niż forma papierowa). Co więcej – mail łatwiej jest zlekceważyć i potraktować jak SPAM. Jeśli zaś już zdecydowaliśmy się na wysyłanie zaproszeń pocztą w formie papierowej – postarajmy się, by w jak najwyższym stopniu adresat poczuł, że korespondencja dotyczy go osobiście. Zadbajmy zatem, by była ona estetyczna, imiennie adresowana, a podpis zapraszającego by był odręczny. Nic nie zrobi gorszego wrażenia niż kserokopia zaproszenia. Warto również poprosić o potwierdzenie udziału w konferencji, gdyż skłoni to adresata do reakcji.

Kolejną ważną sprawą jest lokalizacja miejsca, gdzie chcemy zorganizować konferencję (na pewno zaproszeni goście zwrócą na to uwagę). Po pierwsze – zapewnijmy im wygodny i nieskomplikowany dojazd oraz możliwość parkowania. Do zaproszenia możemy dołączyć szczegółową mapkę i wyjaśnienia dotyczące położenia sali konferencyjnej. Wskazane jest również podać orientacyjny czas dojazdu (np. od centrum dużego miasta). To z pewnością pozwoli uniknąć spóźnień i zakłóceń wynikających z poszukiwania sali konferencyjnej. Nie zaszkodzi również dołączyć do zaproszenia zdjęcia przedstawiającego ośrodek, do którego zaprosiliśmy gości. Im bardziej będzie ono wizualnie atrakcyjne – tym większa szansa, że zainteresuje zaproszonych. Pamiętajmy, że zaproszenie na konferencję to również wizytówka naszej firmy! A im więcej atrakcji i wartościowych informacji w nim zamieścimy – tym większa szansa, że zostanie ono przyjęte. Co więcej – im większy zapewnimy prestiż organizowanego przez nas eventu, tym lepiej wpłynie to na nasz wizerunek i poważne potraktowanie zaproszenia.

Z całą pewnością czynnikiem, który ma ogromne znaczenie dla samopoczucia zaproszonych gości, jest komfort i wygoda. Walory wizualne są niezwykle istotne dla wywarcia tzw. pierwszego wrażenia, ale w dalszej kolejności nasi goście zwrócą uwagę na swoje samopoczucie. Stąd – sprawdźmy, czy krzesła, na których będą siedzieć, zapewnią im wygodę przez kilka godzin, czy sala konferencyjna jest odpowiednio oświetlona, nagłośniona i czysta. Zwróćmy uwagę, czy działa klimatyzacja i jej dźwięk nie będzie zaburzał głosu mówcy. Bardzo duże znaczenie ma też zapach – jeśli będzie nieświeży lub zbyt intensywny – z pewnością pogorszy to samopoczucie zaproszonych, a może nawet sprawić, że opuszczą oni salę. Zadbajmy też o dostęp do ciepłych i zimnych napoi oraz przekąsek – aby nasi goście mogli z nich bez ograniczeń korzystać (głód i pragnienie zwykle mocno pogarszają samopoczucie). Równie ważny jest też dostęp do informacji (plan dnia, tematyka wykładów, nazwiska mówców, a nawet menu). Nie są też wskazane zmiany w punktach dnia w trakcie trwania wydarzenia – np. tematyka wykładów czy godzina zakończenia. Oczywiście potrzeba pewnej elastyczności i dopasowania się do bieżących potrzeb, ale jeśli ktoś przyjął zaproszenie ze względu na tematykę, a po konferencji ma umówione ważne spotkanie – z pewnością będzie sfrustrowany z powodu zmian pierwotnych ustaleń.