Zazwyczaj organizacja konferencji kojarzy nam się z wielkomiejskimi wysokościowcami lub aulami wyższych uczelni. Dość trudno się temu dziwić – ośrodki biznesowe czy naukowe przeważnie zlokalizowane są w centrach dużych miast. Czy jednak tak musi być? Może czas odejść od tego schematu myślenia i zorganizować konferencję w zupełnie innym miejscu?
Organizacja konferencji zaczyna się do wyboru sali
Aby podjąć optymalną decyzję (także w kwestii wyboru sali konferencyjnej), dobrze jest odrzucić schematy i stereotypy postępowania. To zdecydowanie poszerzy spektrum możliwości wyboru. Na pewno w tym kontekście wskazane byłoby niewiązanie organizacji konferencji z centrum miasta (a zwykle tam właśnie szukamy odpowiedniej sali do wynajęcia). Tymczasem okazuje się, że bardzo atrakcyjne lokale, a nawet centra szkoleniowo-konferencyjne, które świadczą kompleksowe usługi na bardzo wysokim poziomie – znajdują się na obrzeżach miast, a nawet poza nimi. Zanim więc odruchowo odrzucimy takie oferty – warto przyjrzeć się im z bliska i przeanalizować argumenty „za”, które za nimi przemawiają.
Wyjdźmy poza mury naszej firmy
Byłoby również wskazane, abyśmy przy podejmowaniu decyzji odeszli od naszych przyzwyczajeń i utartych ścieżek postępowania, gdyż niejednokrotnie nie przynoszą nam one optymalnych efektów. Tak bywa też z organizowaniem konferencji – zdarza się często, że wolimy podejmować się tego zadania w murach własnej firmy (bo ją dobrze znamy), mimo że nie stworzymy w niej wystarczająco wysokich standardów. Jeśli zaś szukamy innej alternatywy – częściej patrzymy na to, co jest blisko niż na to, co jest dla nas lepszym rozwiązaniem. Dlatego przy podejmowaniu decyzji o wyborze miejsca do organizowania konferencji dobrze poszukać rozwiązań, których do tej pory nie rozważaliśmy.
Dlaczego warto poszukać sali konferencyjnej na zewnątrz?
Organizacja konferencji poza naszą firmą, a nawet poza centrum miasta ma wiele zalet. Czy na pewno wzięliśmy je pod uwagę w procesie podejmowanych przez nas decyzji? Nigdy nie jest za późno na zmianę planów, jeśli zmiana zapewni nam większy sukces. Pierwsza zaleta wyjścia poza własną siedzibę związana jest z tym, że możemy trud organizowania konferencji powierzyć innym, znacznie lepiej do tego przygotowanym specjalistom. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzimy dużo czasu i stresu związanego z tego typu przedsięwzięciem, ale również zyskamy pewność, że efekt końcowy będzie optymalny, bo będą nad nim pracować profesjonaliści, którzy realizują takie zadania na co dzień.
Czy koszty konferencji nie będą zbyt wysokie?
Z pewnością wynajęcie sali konferencyjnej wiąże się z kosztami, jednak ponosząc je – wiele też zyskujemy. Na pewno warto wspomnieć, że wydatki na ten cel można odpisać od podatku. Następną korzyścią jest ta, że nie będziemy zmuszeni do burzenia harmonogramu pracy naszej firmy i angażowania personelu (nie zawsze odpowiednio do tego przygotowanego) do zajmowania się organizowaniem konferencji. Co więcej – nie mamy gwarancji, że rzeczywiście stanie on na wysokości zadania. Czy zatem warto podejmować takie ryzyko? Niezadowolenie naszych gości i organizacyjne niedociągnięcia na pewno nam się nie opłacą.
Obrzeża miasta – dlaczego warto się im przyjrzeć?
Przede wszystkim dlatego, że do sal konferencyjnych położonych w takich miejscach nie dobiega uliczny hałas typowy dla centrum miasta, który nieraz bywa bardzo dokuczliwy. Wbrew pozorom – dojazd do nich nie jest trudniejszy, bo możemy uniknąć korków i problemów z parkowaniem. Są one też zwykle położone w bardziej atrakcyjnych miejscach niż te ze śródmieścia. Dotyczy to zwłaszcza centrów szkoleniowo-konferencyjnych zlokalizowanych poza miastem. Na pewno organizacja konferencji w takim miejscu powoli nam też uzyskać potrzebny dystans do codziennej pracy w firmie.
Dodatkowe atrakcje
Piękne widoki, czyste powietrze i cisza – to zapewne atuty, których nie wzięliśmy pod uwagę, a które z pewnością stanowić będą dodatkową atrakcję dla zaproszonych gości. Centrum Molo położone w centrum Polski, dysponuje salami konferencyjnymi o wysokim standardzie, z których podziwiać można piękne widoki na Zalew Sulejowski w otoczeniu parku krajobrazowego. W takich warunkach w pełni usatysfakcjonowani będą zwłaszcza miłośnicy sportów wodnych, którym możemy zaproponować taką właśnie formę spędzenia wolnego czasu. Dodatkowo będą oni mieli możliwość skorzystania z wypożyczalni potrzebnego sprzętu (kajaków, rowerków wodnych a nawet jachtów). Który z wielkomiejskich ośrodków konferencyjno-szkoleniowych może zapewnić gościom takie atrakcje?
Imprezy integracyjne
Coraz częściej organizowanie konferencji łączy się też z imprezami integracyjnymi dla pracowników lub nieformalnymi spotkaniami dla gości. Dzięki Centrum Molo możliwe jest urządzenie tego typu spotkania nad Zalewem Sulejowskim. Do tego można dołączyć np. wyścig kajakowy czy zawody w wodzie. Inną alternatywą mogą być też wycieczki, marsze na orientację i grill. Z całą pewnością w centrum miasta nie zapewnilibyśmy gościom takich atrakcji. Jeśli dołączymy do tego świetnie wyposażone i przygotowane na przyjęcie (nawet najbardziej wymagających gości) sale konferencyjne – możemy być pewni sukcesu organizowanego przez nas wydarzenia.