In Kürze erfahren Sie, worauf Sie achten müssen
Wir haben das Hotel für die Konferenz ausgewählt - jetzt ist es an der Zeit, das richtige Zimmer zu wählen
All diese Elemente tragen zum Erfolg der Veranstaltung bei. Schließlich sollen unsere Gäste das Wissen wie ein Schwamm aufsaugen und nicht einschlafen...
Ich gebe zu, dass dies ein wichtiger Punkt ist, aber Sie sollten sich auch um einige andere Elemente kümmern.
Welche?
Das werden Sie gleich herausfinden.
- Größe des Konferenzraums
- Anzahl der Stühle und Tische
- soziale Einrichtungen - Umkleideräume für Gäste
- audiovisuelle Ausstattung
- Klimatisierung
- angemessene Beleuchtung
- Möglichkeit, Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste zu kaufen
- die Möglichkeit von eventuellen Parkgebühren
- Catering-Unternehmen/Betriebsküche im Hotel
- Attraktionen für Konferenzteilnehmer im Hotel
Was sollte ein gutes Hotel für eine Konferenz haben?
An solchen Orten können wir uns ausruhen, entspannen und besser lernen.
Worauf sollten Sie also achten, wenn Sie die Anzeigen für die Vermietung von Konferenzräumen durchsehen?
Klimatisierung + angemessene Beleuchtung
Die Klimaanlage muss einfach da sein! Und das von Ihnen gewählte Tagungshotel muss es haben (natürlich funktionierend).
Dieses Gerät ist ein technisches Wunderwerk, das die Teilnehmer der Sommerkonferenz auf Trab halten wird.
Eine nicht funktionierende Klimaanlage im Duo mit schlechter Beleuchtung ist ein Albtraumteam.
Sie werden wieder fragen: "Gut heißt was?
Ein angemessen vorbereiteter Konferenzraum mit einer Beleuchtung, die die Teilnehmer nicht ermüdet, sondern ihnen das Arbeiten während der Konferenz erleichtert (z. B. das Anfertigen von Notizen).
Schließlich wollen wir nicht nur gähnend in einer Konferenz sitzen und ab und zu mit sehnsüchtigem Blick auf die Uhr die Kaffeepausenzeit ablesen.
Es ist ratsam, die Frage der angemessenen Beleuchtung und des "Betriebs" der Klimaanlage im Voraus mit dem Hotelpersonal zu besprechen.
Sessel, Stühle, Sofas - vor allem muss es bequem sein
Und die Wahl des richtigen Stuhles oder Sessels, glauben Sie mir, ist eine echte Kunst.
Aber konzentrieren wir uns auf die wichtigsten Punkte.
Vergewissern Sie sich auch, dass das Hotel über eine ausreichende Anzahl von Stühlen verfügt.
Bequeme, unbeschädigte Stühle, Möbel sind eines der wichtigsten Ausstattungselemente in einem Konferenzraum.
Die Konferenzteilnehmer werden bis zu mehreren Stunden auf der Veranstaltung verbringen, und es lohnt sich, dafür zu sorgen, dass sie diese Zeit bequem verbringen.
Sie irren sich gewaltig, das versichere ich Ihnen.
Wie steht es um das Image des Hotels?
Wir wissen, wie viel es kostet, einen Konferenzraum zu mieten. Deshalb zahlen wir nicht nur für den Service, sondern auch für einen sauberen und unbeschädigten Raum und eine effiziente Ausstattung.
Zerkratzte Möbel sind leider ein negatives Zeichen für den Hotelbesitzer.
Sie brauchen wahrscheinlich nicht zu raten, welche Art von Bewertung Ihre Gäste Ihnen geben, wenn sie in unfertigen, schmutzigen Zimmern übernachten.
Projektoren, Laptops, drahtlose Mikrofone
Wir wollen gut verstehen, was die Konferenzredner uns sagen wollen, wir wollen genau die Präsentation sehen, die sie uns zeigen.
Das von Ihnen gewählte Tagungshotel verfügt nicht über eine solche moderne Ausstattung?
Ok... funktionierende Projektoren, drahtlose Mikrofone und Laptops reichen aus.
Zu dieser Standardausstattung gehören auch drahtlose Mikrofone und ein effizientes Soundsystem ohne Quietschen und Brummen.
Ein Sprecher, der ein drahtloses Mikrofon verwendet, kann sich frei im Raum bewegen und mit den Konferenzteilnehmern interagieren.
Was sollte sonst noch in der praktischen Ausrüstung eines jeden Redners sein?
Und natürlich eine Fernbedienung für den Projektor, damit der Vortragende effizient durch die Präsentationsfolien blättern kann.
Ohne jede Minute zum Computer rennen zu müssen.
Legendär hinter den Kulissen
Wir wissen fast... wie ein Hotelzimmer für eine Konferenz vorbereitet werden sollte.
Das letzte Element bleibt.
Es handelt sich um ein Hinterzimmer, einen abgeschiedenen Ort, an dem sich die Konferenzteilnehmer nach der Konferenz in Ruhe unterhalten, Visitenkarten austauschen können usw.
Ein solcher Ort, oder besser gesagt, ein solcher Raum, kann kein winziger Käfig sein.
Unsere Gäste sollen sich dort wohlfühlen, schließlich werden sie hier ihre ersten Geschäftskontakte knüpfen..
Während wir auf der Rückseite unseres Hotels für die Konferenz sind.
Es lohnt sich, einen Blick in die Küche zu werfen und sich zu vergewissern, dass der Küchenchef und seine Gehilfen unsere Geschmacksnerven nicht enttäuschen.
Die Küche der Aromen
In vielen Zentren, die Konferenzräume vermieten, ist der Kellnerdienst zusammen mit dem Essen Teil des Pakets.
Es lohnt sich wirklich, ein solches Angebot zu nutzen, denn vor Ort zubereitete Mahlzeiten sind immer eine Garantie dafür, dass Vorspeisen und Hauptgerichte pünktlich bei den Gästen ankommen.
Der zweite Punkt ist, dass wir die Möglichkeit haben, die Zubereitung dieser Köstlichkeiten zu kontrollieren.
Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass der Lieferwagen mit dem bestellten Catering irgendwo im Verkehr stecken bleibt.
Vergessen Sie diesen Punkt nicht, wenn Sie Ihre Angebotsanfrage vorbereiten.
Suchen Sie nach dem richtigen Konferenzzentrum?
Senden Sie Ihre Anfrage an MOLO-Zentrum und prüfen Sie, welche Art von Angebot Sie für die Vermietung von Konferenzräumen erhalten werden.