Normalerweise assoziieren wir die Organisation von Konferenzen mit großstädtischen Wolkenkratzern oder Universitätswohnheimen. Das ist nicht verwunderlich, denn die Zentren der Wirtschaft und der Wissenschaft befinden sich in der Regel in den Zentren der großen Städte. Aber muss das so sein? Vielleicht ist es an der Zeit, von dieser Denkweise abzuweichen und eine Konferenz an einem ganz anderen Ort zu veranstalten?
Die Organisation einer Konferenz beginnt mit der Auswahl eines Raums
Um eine optimale Entscheidung zu treffen (auch bei der Wahl eines Konferenzraums), ist es gut, Verhaltensmuster und Stereotypen abzulehnen. Dies wird das Spektrum der Auswahl definitiv erweitern. Sicherlich wäre es in diesem Zusammenhang ratsam, die Organisation der Konferenz nicht an das Stadtzentrum zu binden (und in der Regel suchen wir dort nach einem geeigneten Raum zur Anmietung). Inzwischen hat sich herausgestellt, dass sehr attraktive Räumlichkeiten und sogar Schulungs- und Konferenzzentren, die umfassende Dienstleistungen auf sehr hohes Niveau - am Rande der Städte gelegenund sogar darüber hinaus. Bevor man also solche Angebote reflexartig ablehnt, lohnt es sich, sie näher zu betrachten und die "Pro"-Argumente, die für sie sprechen, zu analysieren.
Lassen Sie uns über die Grenzen unseres Unternehmens hinausgehen
Es wäre auch ratsam, bei Entscheidungen von unseren Gewohnheiten und eingefahrenen Wegen abzuweichen, da sie uns oft keine optimalen Ergebnisse bringen. Dies ist auch bei der Organisation von Konferenzen der Fall - oft ziehen wir es vor, diese Aufgabe in unserem eigenen Unternehmen zu erledigen (weil wir es gut kennen), obwohl wir dort nicht genügend hohe Standards schaffen können. Wenn wir hingegen nach einer anderen Alternative suchen. wir schauen mehr auf das, was in der Nähe ist, als auf das, was besser für uns ist. Deshalb ist es gut, bei der Entscheidung für einen Konferenzort nach Lösungen zu suchen, die wir noch nicht in Betracht gezogen haben.
Warum sollte man einen Konferenzraum im Freien suchen?
Organisation von Konferenzen außerhalb unseres Unternehmens und sogar außerhalb des Stadtzentrums hat viele Vorteile. Haben wir sie in unserem Entscheidungsprozess wirklich berücksichtigt? Es ist nie zu spät, Pläne zu ändern, wenn die Änderung zu einem größeren Erfolg führt. Der erste Vorteil, wenn Sie Ihr eigenes Büro verlassen, besteht darin, dass Sie die Organisation einer Konferenz anderen, viel besser vorbereiteten Fachleuten anvertrauen können. Das spart nicht nur viel Zeit und Stress, sondern gibt uns auch die Gewissheit, dass das Endergebnis optimal sein wird, da es von Fachleuten bearbeitet wird, die täglich mit solchen Aufgaben betraut sind.
Werden die Kosten für die Konferenz nicht zu hoch sein?
Sicherlich ist die Anmietung eines Konferenzraums mit Kosten verbunden, aber wenn wir diese tragen, gewinnen wir auch viel. Es ist sicherlich erwähnenswert, dass die Ausgaben für diesen Zweck steuerlich absetzbar. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir den Arbeitsplan unseres Unternehmens nicht stören und kein (nicht immer gut vorbereitetes) Personal einstellen müssen, um die Organisation der Konferenz zu bewältigen. Außerdem haben wir keine Garantie dafür, dass das Personal auch tatsächlich der Situation gewachsen sein wird. Lohnt es sich also, ein solches Risiko einzugehen? Die Unzufriedenheit unserer Gäste und organisatorische Mängel werden sich für uns sicher nicht auszahlen.
Die städtischen Randgebiete - warum sollte man sich mit ihnen befassen?
Der Hauptgrund dafür ist, dass die Konferenzsäle an solchen Orten frei von dem für Innenstädte typischen Straßenlärm sind, der manchmal sehr störend sein kann. Entgegen dem Anschein ist es nicht schwieriger, sie zu erreichen, denn wir können Staus und Parkprobleme vermeiden. Außerdem befinden sie sich in der Regel in mehr attraktive Orte als die im Stadtzentrum. Dies gilt insbesondere für Schulungs- und Konferenzzentren die außerhalb der Stadt liegen. Die Organisation einer Konferenz an einem solchen Ort wird uns sicherlich auch helfen, den nötigen Abstand vom Arbeitsalltag im Unternehmen zu gewinnen.
Zusätzliche Attraktionen
Schöne Aussicht, saubere Luft und Stille - Das sind wahrscheinlich Vorzüge, die wir nicht berücksichtigt haben, die aber sicherlich eine zusätzliche Attraktion für die geladenen Gäste darstellen werden. Zentrum Molo in der Mitte Polens gelegen, hat Konferenzräume Die Anlage befindet sich in einem Gebiet mit hohem Standard, von dem aus man einen wunderschönen Blick auf das von einem Landschaftspark umgebene Sulejowski-Lagune genießen kann. Unter diesen Bedingungen kommen vor allem die Wassersportler voll auf ihre Kosten, denen wir eine solche Form der Freizeitgestaltung anbieten können. Außerdem haben sie die Möglichkeit, den Verleih der erforderlichen Ausrüstung zu nutzen (Kanus, Tretboote und sogar Jachten). Welches der großstädtischen Konferenz- und Schulungszentren kann seinen Gästen solche Attraktionen bieten?
Gesellschaftliche Ereignisse
Zunehmend wird die Organisation von Konferenzen auch kombiniert mit teambildende Maßnahmen für Mitarbeiter oder informelle Treffen für Gäste. Dank des Molo-Zentrums ist es möglich, ein solches Treffen am Stausee von Sulejów zu organisieren. Es ist möglich, z. B. Folgendes hinzuzufügen Kanuregatta oder Wettbewerb auf dem Wasser. Andere Alternativen können sein Ausflüge, Orientierungsläufe und Grillabende. Solche Attraktionen könnten wir unseren Gästen im Stadtzentrum sicher nicht bieten. Wenn wir dann noch gut ausgestattete und für den Empfang (auch anspruchsvoller Gäste) vorbereitete Konferenzräume hinzufügen, können wir uns des Erfolgs der von uns organisierten Veranstaltung sicher sein.
