Konferenzprogramm - wie bereitet man es richtig vor?

Die Organisation einer Konferenz ist ein großes und anspruchsvolles Unterfangen. Wir beziehen viele Menschen ein, die Vorbereitungen dauern sogar mehrere Monate. Den Konferenzteilnehmern müssen ein geeigneter Veranstaltungsort, Schulungsmaterialien und ein interessantes Programm geboten werden. Davon hängt die Anzahl der Teilnehmer ab. Ein gutes, interessantes Konferenzprogramm wird die Aufmerksamkeit potenzieller Teilnehmer auf sich ziehen. Wie schreibt man also ein attraktives Konferenzprogramm?

 

Das Konferenzprogramm ist am wichtigsten

Programm der Konferenz ist ein detaillierter Plan der gesamten Veranstaltung. Es wird der Öffentlichkeit ausgehändigt und auf Werbematerialien gedruckt und soll potenzielle Teilnehmer zum Kauf von Eintrittskarten anregen. Ein gutes Programm enthält eine detaillierte und chronologische Liste der Reden, aufgeteilt nach Tagen. Wenn wir eine Konferenz vorbereiten, Referenten einladen, einen Veranstaltungsort suchen, haben wir im Hinterkopf bereits die Idee, ein Konferenzprogramm zu erstellen.

Layout des Konferenzprogramms

Bei der Erstellung des Konferenzprogramms müssen Sie sich an ein festes Schema halten, das aus etwa einem Dutzend wichtiger Punkte besteht.

1. Wenn wir unser Szenario von oben betrachten, haben wir die folgenden Informationen: Informationen über die Organisatoren - das sind die Logos und Namen. Tragen Sie hier sorgfältig die Namen der Mitorganisatoren ein. Ein Fehler in ihrem Namen kann sehr peinlich sein.

2. Dann haben wir: den Titel der Konferenz, das Datum, und Konferenzort.

3. Wir übergeben den Teil mit dem Namen Konferenzprogramm - er ist das Eröffnungselement des gesamten Skeletts

4. Bei der Erstellung des Programms benötigen Sie noch Informationen über die Eröffnung der Konferenz und den Titel der thematischen Sitzung.

5. Schließlich der wichtigste Teil - die chronologische Liste der Redner.

6. Der Plan sollte auch Informationen über Kaffeepausen enthalten. Zu jeder Rede können wir eine kurze Notiz mit Informationen über den Redner hinzufügen.

7. Im nächsten Abschnitt geben wir Informationen über den Abschluss der Konferenz an. Dies ist wichtig, um anzugeben, wann wir unsere Veranstaltung beenden.

8. Der stündliche Ablaufplan der Konferenz bringt Ordnung in die Reden, lässt aber auch Ihre Gäste wissen, wann bestimmte Vorträge beginnen. Möglicherweise möchten die Teilnehmer Ihrer Konferenz nur den Vortrag eines bestimmten Redners besuchen. Eine große Hilfe für Ihre Referenten ist die Markierung der Uhrzeit der einzelnen Vorträge.

9. Ganz unten: Kontakt zu den Organisatoren, das Logo und der Name des Sponsors.

Erfolg der Konferenz

Das Wichtigste ist die Idee. Bei der Vorbereitung einer Konferenz und damit eines Programms müssen wir überlegen, was das Hauptziel unserer Veranstaltung ist. Wen wollen wir im Publikum sehen?
Ist das Thema, über das wir sprechen werden, wichtig und wertvoll für die Zuhörer?
Wenn wir bereits wissen, warum wir dieses Treffen organisieren, wird es einfacher sein, ein Konferenzprogramm zu erstellen. Je nach Thema der Veranstaltung werden wir Spezialisten - Referenten - auswählen, mit denen wir das Konferenzprogramm gestalten werden.
Der Erfolg unserer Veranstaltung wird nicht nur an der Zahl der Teilnehmer gemessen, sondern auch an den Rückmeldungen zur Konferenz. Eine seriöse Gruppe wird beurteilen, ob die Teilnahme an unserer Konferenz wertvoll und notwendig war. Sie nehmen diese Analysen vor, indem sie das Programm der Konferenz und das Werbematerial in den Händen halten. Es sind diese Elemente, die wir fehlerfrei, lesbar und interessant aufbereiten müssen. Damit sie nicht gleich nach der Sitzung in der nächsten Mülltonne landen.
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