Wie bereitet man einen Konferenzraum vor?

Vorbereitung Konferenzraum Die Vorbereitung Ihres Hauses auf eine Firmenveranstaltung ist der Vorbereitung Ihrer Gäste sehr ähnlich. Normalerweise tun wir unser Bestes, um uns um jedes Detail zu kümmern und unsere Gäste glücklich zu machen. Bei Geschäftstreffen ist die Herausforderung sogar noch größer, da Ihre geschäftliche Zukunft davon abhängen kann, wie Sie auftreten.

 

Vorbereitung des Sitzungssaals

Wie wir alle wissen, spielt der erste Eindruck eine große Rolle (sowohl in zwischenmenschlichen Beziehungen als auch bei der Bewertung beispielsweise von Waren in einem Geschäft). Was ist mehr? wenn wir zu Beginn negativ beurteilt werden, wird es sehr schwierig sein, diesen Eindruck später zu ändern, selbst wenn wir uns sehr anstrengen. Wenn Sie also den Konferenzraum für den Empfang von Gästen vorbereiten, sollten Sie vor allem dafür sorgen, dass der erste Empfang so positiv wie möglich verläuft.

Eindruck von Ordnung

Es ist sicherlich sehr wichtig, den Konferenzraum sauber und aufgeräumt zu halten. Alle Abfälle, Flecken, verstreuten Gegenstände, Staub, zerkratzte oder unaufgeräumte Wände und unordentliche oder unpassende Einrichtungselemente sollten unbedingt entfernt werden. Es ist sehr wichtig, dass die Möbel und anderen Einrichtungsgegenstände im Raum harmonisch angeordnet sind und ein zusammenhängendes Ganzes bilden. Auf jeden Fall keine grellen Farben, übertriebene Muster oder Kitsch. Wenn es Blumen oder Topfpflanzen gibt, sollten sie frisch und nicht staubig sein.

Der Geruch des Sitzungssaals - ein sehr wichtiges Detail

Es ist auch sehr wichtig, auf den Geruch zu achten - wenn er frisch und angenehm ist, wird er sicherlich eine sehr positive Wirkung auf die eingeladenen Gäste haben. Übertreiben Sie es aber nicht mit den Lufterfrischern, damit die Atmosphäre im Saal nicht zu erdrückend ist. Berücksichtigen Sie auch die Tatsache, dass es Gäste mit Allergien geben könnte. Der Konferenzraum sollte aber auf jeden Fall gut belüftet sein und nicht nach Staub oder z. B. Bohnerwachs oder anderen Reinigungsmitteln riechen. Im Idealfall sollte sich der Raum an einem Ort befinden, an dem man die Fenster öffnen kann und die aufsteigenden Dämpfe nicht riecht.

Alles, was Sie brauchen, sollte vorrätig sein

Wenn Sie sich davon überzeugt haben, dass der Konferenzraum optisch einwandfrei ist, müssen Sie sich um die notwendige Ausstattung kümmern. Es ist von Vorteil, wenn es in Reichweite der Konferenz- oder Schulungsleiter liegt und ordnungsgemäß angeschlossen und für den Einsatz vorbereitet ist. Jedes Einrichten (z. B. eines Projektors oder eines Laptops) während einer Vorlesung kostet Zeit und führt zu unnötiger Verwirrung. Außerdem macht es keinen guten Eindruck. Die Gäste könnten dann denken, dass wir schlecht organisiert sind. Sicherlich es lohnt sich auch, die technischen Aspekte der benötigten Ausrüstung zu prüfen - ob sie während der Veranstaltung ordnungsgemäß funktioniert. Idealerweise sollten wir Ersatzgeräte für Notfälle haben.

Größe des Tagungsraums

Wenn man eine bestimmte Anzahl von Gästen einlädt, wäre es ein großer Fauxpas, wenn es nicht genügend Sitzplätze für jemanden gäbe. Deshalb sich vergewissern, dass der Sitzungssaal über die erforderliche Anzahl von Stühlen verfügt und andere Materialien, die für die von uns organisierte Veranstaltung vorbereitet werden. Nervöses Suchen nach Sitzplätzen oder das Kopieren von Materialien ist definitiv nicht ratsam. Es ist auch wichtig, den Vortragenden einer Konferenz oder eines Vortrags maximalen Komfort zu bieten, damit sie Trinkwasser, einen Stuhl oder andere notwendige Dinge zur Hand haben. Wenn der Konferenzraum groß ist, stellen Sie sicher, dass ein Mikrofon und ein geeignetes Beschallungssystem vorhanden sind. Vergewissern Sie sich, dass der Sprecher weiß, wie man es richtig benutzt. Versuchen Sie generell, jede Situation zu vermeiden, die Verwirrung oder andere Ablenkungen verursachen könnte.

Mahlzeiten bei Konferenzen und Fortbildungsveranstaltungen

Wenn Sie Ihre Gäste mit Erfrischungen versorgen wollen, suchen Sie sich am besten einen Konferenzraum, der über eine Kantine oder ein Restaurant verfügt. Es ist nicht ratsam, in einem Raum zu essen, in dem Vorlesungen gehalten werden. Das Gleiche gilt für Getränke und kleine Erfrischungen. Ja, natürlich. es ist ratsam, dass die Gäste ständig und unbegrenzt Zugang zu heißen und kalten Getränken haben oder Snacks, aber wir sollten sie außerhalb des Hörsaals servieren. Dadurch wird u. a. Schmutz vermieden und die Konzentration der anderen nicht gestört. Dennoch sollte man nicht vergessen, dass die Mahlzeiten ein sehr wichtiger Bestandteil von Unternehmenssitzungen sind. Erstens haben sie eine integrierende Funktion, da sich die Teilnehmer während ihres Konsums weniger formell treffen können. Zweitens - schmackhaftes Essen verbessert immer die Stimmung der Gäste und sorgt für eine gute Atmosphäre, was für den Eindruck, den wir bei ihnen hinterlassen, von großer Bedeutung ist.

Konferenzraum-Service

Denn auch das schönste Mobiliar oder die beste Küche tragen nicht zum Erfolg einer von uns organisierten Veranstaltung bei, wenn der Service nicht stimmt. Deshalb sollte man darauf achten, dass sie gut auf den Empfang von Gästen vorbereitet sind (vor allem, wenn es um den direkten Kontakt mit ihnen geht). Sicherlich das Personal im Sitzungssaal sollte höflich, freundlich, kompetent, aber gleichzeitig diskret und unaufdringlich sein. Die ideale Dienstleistung ist eine, die wirksam ist, aber gleichzeitig kaum wahrnehmbar ist. Das Gleiche gilt für die Kleidung - sie darf der Situation nicht unangemessen sein (z. B. zu schick oder nachlässig). Es ist ratsam, sich vorher zu erkundigen, ob das Personal wirklich geeignet ist, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Es ist ratsam, auf empfohlene Personen zurückzugreifen, die sich bereits in dieser Art von Arbeit bewährt haben.

Konferenzräume in der Nähe von Lodz

Wenn Sie auf der Suche nach Konferenzraum Wenn Sie in Lodz oder in der Umgebung von Lodz sind, sollten Sie unbedingt das Schulungs- und Konferenzzentrum Molo besuchen. In erster Linie legen Sie die meisten organisatorischen Angelegenheiten in die Hände von Fachleuten, die über umfangreiche Erfahrungen auf diesem Gebiet verfügen und Dienstleistungen auf sehr hohem Niveau anbieten. Der beste Beweis dafür ist eine lange Liste von wiederkehrenden, zufriedenen Kunden. Schulungs- und Konferenzzentrum Molo Er liegt außerhalb der Stadt, ist aber leicht zu erreichen. Pew die Entfernung von der Großstadt ermöglicht es den Gästen, die schöne Aussicht, die saubere Luft und die Ruhe zu genießen, die im Großstadtlärm kaum vorhanden ist. Bei so wichtigen Angelegenheiten wie Geschäftstreffen ist es besser, kein Risiko einzugehen und dafür zu sorgen, dass sich die eingeladenen Gäste ein möglichst gutes Bild von uns machen.

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Unsere Reaktion auf die COVID-19-Pandemie

Wir wünschen Ihnen einen schönen Urlaub im MOLO-Zentrum! Siehe Details