Wie plant man Konferenzen mit ausländischen Gästen?

Dies soll eine internationale Konferenz in einem Hotel sein.
An der prestigeträchtigen Veranstaltung nehmen Fachleute aus dem Land und prominente Namen aus der ganzen Welt teil.
Es wird ein internationales Unternehmen sein, das viele renommierte ausländische Hotels besucht hat.
Während der Konferenz in Polen haben Sie die Möglichkeit, sie für das Gastgewerbe des Landes zu begeistern.
Die Organisation einer Konferenz ist zwar ein langwieriger Prozess, aber mit der Hilfe des Hotelpersonals werden Sie eine perfekte Veranstaltung vorbereiten.
Man muss nur wissen, wie man sich auf Konferenzen mit ausländischen Gästen vorbereitet.
Es gibt nichts, worauf man warten müsste.
Los geht's!

Eine internationale Konferenz in einem Hotel erfordert einen detaillierten Plan

Die Konferenzen im Ausland dauern in der Regel mehrere Tage. Es gibt also nur einen Ort, an dem Ihre Konferenz stattfinden kann - ein Hotel.
Das Hotelzentrum verfügt über gut ausgestattete Konferenzräume, Restaurants und Unterkunftsmöglichkeiten..
Das Paket umfasst auch professionelles Hotelpersonal, das Ihnen gerne bei der Organisation der Konferenz behilflich ist.
Große, geräumige Zimmer, hochwertiger Hotelservice, zusätzliche Dienstleistungen, Schulungsräume mit moderner audiovisueller Ausstattung.
Alles ist vorhanden - alles für eine erfolgreiche internationale Konferenz.
Wenn Sie die Wahl des Hotels bereits hinter sich haben.
Es ist an der Zeit, einen Plan für die Organisation dieses Ereignisses zu erstellen.
Für internationale Konferenzen in einem Hotel gelten andere Gesetze.
Ihr Gast kommt aus einem anderen Land, hat andere Erwartungen und braucht Betreuung in einem fremden Land.
Als Organisator repräsentieren Sie das Unternehmen, und wenn sich die Konferenz als Flop erweist, ist das sowohl für Sie als auch für das gesamte Unternehmen ein Imageverlust..
Sie wollen sich doch nicht vor den ausländischen Gästen blamieren, oder?
Zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen ein echter Marktführer in der Dienstleistungsbranche ist.
Sie sind Spezialisten, die sich um jeden Gast kümmern können.
Außerdem wird das Hotel der erste Ort sein, den Ihre Gäste bei ihrer Ankunft besuchen werden.
Als Konferenzveranstalter müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Gäste Ihre Veranstaltung in guter Erinnerung behalten.
Hinterlassen Sie einen guten Eindruck vom ersten Moment an, wenn Ihr Konferenzgast polnischen Boden betritt.
Er sollte sich nicht über das Fehlen eines Dolmetschers oder eines Transportmittels beschweren oder sich mit der mangelnden Ausstattung des Hotelzimmers abfinden.

internationale Konferenzen im Hotel

Konferenzen mit ausländischen Gästen - Schritt für Schritt organisieren

Zunächst müssen Sie die Mitarbeiter des Hotels kennen lernen, die mit Ihnen an der Konferenz arbeiten werden.
Ernennen Sie mutig Positionen und delegieren Sie geeignete Aufgaben. Sie sind jetzt ein Team, das auf ein Ziel hin spielt.
Die Kommunikation zwischen Ihnen muss reibungslos funktionieren.

Die Unterbringung der Gäste in dem Hotel, in dem die Konferenz stattfindet, ist an sich schon ein Pluspunkt.

Welche?
Als Organisator müssen Sie sich nicht um den zusätzlichen Transport kümmern (wenn die Gäste in verschiedenen Hotels untergebracht sind).
Ihre internationalen Gäste müssen nicht in der Stadt herumirren, um einen Tagungsort zu finden.
Vor Ort haben Sie die Möglichkeit, alles von Anfang bis Ende der Konferenz zu überwachen und den Konferenzplan umzusetzen.
Was sind die wichtigsten Punkte, die vorhanden sein sollten, um die Organisation einer Konferenz mit ausländischen Gästen zu einer erfolgreichen Veranstaltung zu machen?
Lassen Sie uns nachsehen!

Hotelkonferenz

Transport vom Flughafen

Dieser Punkt des Plans kann viele Probleme verursachen.
Stellen Sie sich eine Situation vor, in der Ihr Gast mehrere Stunden am Flughafen auf den Transport wartet und zu spät zu einer Veranstaltung kommt.
Infolgedessen tritt er nicht als Redner auf, und Sie erinnern sich, dass Sie ihn vom Flughafen abholen sollten, gerade als der Konferenzleiter sein Panel ankündigt?

Das ist ein wirklich düsteres Szenario, und es wird Ihnen nicht passieren.
Nach der Lektüre dieses Artikels wissen Sie nun, wie Sie sich auf die Ausrichtung einer internationalen Konferenz in einem Hotel vorbereiten können.
Vereinbaren Sie daher bereits bei der Einladung des Redners die Einzelheiten der Beförderung mit ihm.
Ob der Gast einen Privatwagen wünscht, hängt von der Erstattung der Reisekosten ab (einschließlich der Kosten für ein Taxi vom Flughafen zum Hotel).

Unser Tipp.
Wenn das Hotel, in dem die Konferenz stattfinden soll, außerhalb der Stadt liegt, sollten Sie als Organisator dafür sorgen, dass Ihre Gäste ins Zentrum kommen.
In der Tat geht es um jedes Detail im Zusammenhang mit dem Verkehr.

konferenzen mit gästen aus zaganica

Englisch ist in Ordnung!

Es ist keine Neuigkeit, dass die Kenntnis von Fremdsprachen heutzutage von grundlegender Bedeutung ist.
Wenn Sie Konferenzen mit ausländischen Gästen veranstalten, haben Sie das Recht, dies vom Hotelpersonal zu verlangen.
Ihre Gäste sollen sich wohlfühlen, schließlich wenden sie sich bei Problemen mit ihren Fragen an das Hotelpersonal.
Fragen auf Englisch.
Niemand verlangt von ihnen fortgeschrittene Englischkenntnisse, sondern nur die Kenntnis grundlegender Geschäftsausdrücke.
Damit sind die sprachlichen Probleme noch nicht gelöst.
Denken Sie auch daran, Ihre Konferenzunterlagen in der Sprache des Gastes vorzubereiten (in der Regel reicht Englisch aus).
Aus polnischen Katalogen und Prospekten wird ein Besucher aus Thailand wahrscheinlich nichts lernen, und das gesamte Material landet im Müll.

Übersetzer
Wenn das Hotel nicht über eine Audioanlage mit einem Übersetzer (Voiceover) verfügt, müssen Sie Dolmetscher engagieren.
Sie können ausländische Besucher diskret begleiten, aber auch an der Seite von Rednern auftreten und deren Fachvorträge übersetzen.
Wenn spanisch- oder deutschsprachige Gäste an einer internationalen Konferenz im Hotel teilnehmen, ist die Anwesenheit eines Dolmetschers der jeweiligen Sprache obligatorisch.

Ein solcher Dolmetscher ist nicht nur eine sprachliche Hilfe, sondern auch ein Beschützer des ausländischen Besuchers.

internationale Konferenzen im Hotel

Lokale Attraktionen

Es handelt sich um eine internationale Konferenz in einem Hotel, aber Sie werden ja nicht von morgens bis abends in einem Konferenzraum sitzen.
Wenn Ihr Hotel in einer malerischen Gegend liegt, ist es ein Muss für Ihre ausländischen Gäste.
Bieten Sie Ihren Gästen während einer längeren Pause oder am Ende der Konferenz einen kurzen Spaziergang durch die Umgebung an.
Ist die Gegend um das Hotel ein Naturpark oder ein touristisches Juwel der Region?
Setzen Sie eine Exkursion auf das Konferenzprogramm.

Eine internationale Konferenz in einem Hotel bringt Gäste mit unterschiedlichem Hintergrund zusammen. Nach einem anstrengenden Tag (Anreise, Ankunft) lohnt es sich, den Gästen lokale Attraktionen anzubieten.
Dazu gehören:
  • touristischer Ausflug auf den Spuren der interessantesten Orte der Region
  • Themenabend (Ihre Gäste sind Italiener? - schlagen Sie ihnen zu Ehren einen italienischen Abend vor) mit Live-Musik und italienischer Küche
  • Kammerkonzert einer lokalen Musikgruppe
  • Lagerfeuer mit Festessen
Beenden Sie die Konferenz mit einem starken Akzent, lassen Sie die Gäste aus dem Ausland sich an die umfassende Organisation der Veranstaltung und natürlich an unsere polnische Gastfreundschaft erinnern.
Es gibt noch einen weiteren wichtigen Punkt.

Wenn Sie eine Reise oder ein Fest organisieren, bereiten Sie Ihren Gästen die richtige Atmosphäre für Geschäftsgespräche.
Die entspannte Atmosphäre lädt zum Networking ein.
Dies ist der Moment für entspannte Gespräche hinter den Kulissen.
Am Lagerfeuer und mit viel Spaß werden neue Bekanntschaften geschlossen, neue Ideen und Initiativen entstehen.

internationale Konferenzen

Polnische Souvenirs und Werbematerialien

Abschließend noch ein Wort zu den Werbematerialien, die die Gäste am letzten Tag der Konferenz erhalten sollen.
Polnische Souvenirs, Werbematerialien der Konferenzveranstalter dürfen in den Pressepaketen nicht fehlen.
Denken Sie daran, Ihre Unterlagen sowohl auf Polnisch als auch auf Englisch vorzubereiten.

Die Materialien sollten enthalten:

- Konferenzprogramm
- Informationen über die Redner (Kurzbiografie und Kontaktdaten)
- Werbematerial der Organisatoren, Sponsoren und Partner der Veranstaltung

Sie wissen bereits, wie man Konferenzen mit ausländischen Gästen organisiert.
Achten Sie bei der Organisation Ihrer Konferenz darauf, dass Sie die wichtigsten Punkte in Ihren Plan aufnehmen.
Es stimmt, dass die Organisation einer Konferenz ein langwieriger Prozess mit vielen Details ist, aber wenn Sie das positive Feedback Ihrer Gäste und den herzlichen Dank sehen, werden Sie die Mühe zu schätzen wissen.
Durch die Organisation internationaler Konferenzen zeigen Sie, wie sehr Ihr Unternehmen gewachsen ist.
Sie zeigen, dass Sie keine Angst vor Herausforderungen haben und bereit sind, sich auf fremde Spezialisten einzulassen, und natürlich, dass Ihnen die Welt der Konferenzen nicht fremd ist.
Sie sind Spezialisten, mit der Hilfe des Hotels organisieren Sie jede Veranstaltung.
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