Sprawdź gdzie zorganizować konferencje, żeby nie przepłacić

Sprawdź gdzie zorganizować konferencje, żeby nie przepłacić
Tworzenie budżetu przy całej organizacji konferencji to najważniejszy element.
Musisz dobrze zaplanować wydatki, żeby nie przepłacać za usługi, na które nie warto wydawać tyle pieniędzy.
Dobrze skonstruowany budżet pozwoli na rozsądne zagospodarowanie środków.
W tym artykule zdradzimy Ci gdzie zorganizować konferencje, żeby nie przepłacić.
Podpowiemy również jakie koszty uwzględnić przy organizacji wydarzenia.
Sprawdź, czy przy organizacji kolejnego eventu powinieneś oszczędzić na sali konferencyjnej w hotelu i gadżetach reklamowych?

Spis treści:

1. Gdzie zorganizować konferencje, żeby oszczędzić?
2. Na tych rzeczach zaoszczędzisz fortunę.
3. Na czym nie warto oszczędzać przy organizacji konferencji.

 

Organizacja konferencji – realne koszty

Z planowaniem budżetu na konferencje jest trochę tak jak z planowaniem budżetu remontu mieszkania.
Zawsze trafią się koszty awaryjnie, musisz jednak wiedzieć jak rozsądnie zaplanować budżet, by dodatkowe koszty skutecznie zminimalizować.
Tak jak w przypadku budżetu remontowego, istnieją rzeczy, na których nie warto oszczędzać, z pewnością należy do nich sala konferencyjna w hotelu.
Jeżeli nie wiesz jeszcze, gdzie zorganizować konferencje, zostań z nami, zdradzimy Ci jak znaleźć idealne miejsce i zaoszczędzić sporo pieniędzy.

Od czego zacząć organizację konferencji?
Oczywiście od budżetu, w którym muszą się znaleźć wszelkie realne koszty.
Skąd jednak masz wiedzieć jaką kwotę przeznaczyć na konferencję?
Z pewnością musisz, wiedzieć ilu gości możesz się spodziewać, kolejny krok to koszt udziału w konferencji.
Oszacowanie tych kwot pozwoli Ci również odpowiedzieć na kluczowe pytania:
Gdzie zorganizować konferencje? Gdzie stać Cię na organizację konferencji?
Żeby dobrze zrozumieć ten schemat, spójrz na przykładowy podział kosztów.

liczba uczestników: 100 osób
opłata konferencyjna: 1000 zł (przy założeniu, że konferencja trwa 2 dni, w cenie: nocleg i wyżywienie w hotelu)
koszt organizacji: 200 000 zł
100 osób x 1000 zł = 100 000 zł

Z tych prostych działań wynika, że przychód z konferencji jest znacznie mniejszy niż koszt organizacji wydarzenia.
Budżet można łatać, podnosząc cenę udziału w konferencji lub możesz zmniejszyć budżet konferencji.
Musisz jedynie, dowiedzieć się na co przeznaczyłeś za dużo pieniędzy?

gdzie zorganizować konferencje

Nikt nie chce przepłacać – czyli na co nie wydawać fortuny?

Jak nie przepłacić i nie spłukać się przy organizacji konferencji?
Sprawa jest tylko na pozór prosta.
Rozsądne planowanie z wyprzedzeniem to klucz do finansowego sukcesu.
Zacznij od zadania sobie pytania: gdzie zorganizować konferencję?
Jakie miejsce wybrać?
To najważniejsza kwestia i również punkt, na którym nie warto oszczędzać.
Poszukiwania sali konferencyjnej w hotelu zacznij nawet kilka miesięcy przed wydarzeniem.

Pozwoli Ci to na dokładnie sprawdzenie wszystkich ofert sal konferencyjnych w hotelu.
Z zapasem czasu wybierzesz miejsce w dobrej cenie, w dobrej lokalizacji z kompletem usług.
O to przecież chodzi.
Ten czas, o którym wspominam, pozwoli Ci na rozsądny podział kosztów, rozeznanie się w ofertach i wreszcie na podjęcie ważnych biznesowych decyzji.
Już na początku tworzenia kosztorysu, skupmy się na elementach, na których można oszczędzić lub z których możesz zrezygnować.

Prowadzący i gwiazda wydarzenia

Naprawdę potrzebujesz Krzysztofa Ibisza w roli prowadzącego?
Zatrudnienie takiej gwiazdy sporo kosztuje.
Nie chodzi tylko o kwestie honorarium, ale również o nazwijmy to „opiekę nad gwiazdą”.
Taki gwiazdorski budżet obejmuje: nocleg gwiazdy, transport oraz dodatkowe wymagania.
Ostateczna kwota może Cię przyprawić o zawrót głowy.

Dlatego poważnie się zastanów czy potrzebujesz Oliviera Janiaka, czy wspomnianego Krzysztofa Ibisza w roli prowadzącego?
Czy miejsce, gdzie zorganizujesz konferencje i charakter wydarzenia potrzebują wielkiego gwiazdy?
Może wśród Twoich pracowników, partnerów lub znajomych jest ktoś z umiejętnościami konferansjerskimi?
Zastanów się, czy w ogóle potrzebujesz prowadzącego.
Rezygnacja z tego punktu znacznie odciąży Twój budżet. Decyzję jednak pozostawiamy Tobie :)

sala konferencyjna w hotelu


Materiały reklamowe z taniej drukarni

Finalnie i tak wszystkie materiały papierowe trafią do kosza lub szuflady i świat o nich zapomni.
Zamiast eleganckiego, błyszczącego wydruku postaw na papier ekologiczny bez efektownych zdobień.
W końcu i tak najważniejszy jest przekaz takiej ulotki, czyli treść.
Przekaz reklamowy ma trafić do Twoich gości, zostać w ich głowach i tyle.
Zadanie wykonane.
Jeżeli jednak zależy Ci na efektownych materiałach reklamowych, wykorzystaj czas i poszukaj taniej drukarni.
Tutaj nasza podpowiedź.
Najtańsze wydruki wykonasz w małych drukarniach oraz w drukarniach internetowych.
Ceny wydruków w tych miejscach, są nawet o 30% tańsze niż w sieciowej znanej drukarni.
Papierowe materiały reklamowe możesz wydrukować, ale umieść je raczej w sali konferencyjnej w hotelu.

 
Gadżety reklamowe i prezenty dla gości VIP
Długopisy, notesy i ulotki w zupełności wystarczą. Naprawdę nie potrzebujesz drogich gadżetów reklamowych.
Na gadżetach reklamowych możesz oszczędzić.
Kupno 100. sztuk pendrive’ów, latarek i power banków to spory wydatek.
Wydatek, który mocno obciąży budżet konferencji.

Najtańszy znaleziony przez nas power bank (wyszukiwarka internetowa fraza: gadżet power bank), który nie wygląda, jak tania zabawka kosztuje ok 45 złotych brutto.
Zakup 100. sztuk takiego gadżetu daje nam 4500 zł.
A to jedynie jeden gadżet, a co zresztą?
Dolicz koszt zamówienia ładnych papierowych torebek upominkowych oraz innych gadżetów.
Robi nam się budżet gadżetowy w wysokości ok. 10 tysięcy złotych.
Tych pieniędzy naprawdę nie warto wydawać na zabawki, które uczestnicy szybko wyrzucą.
Pomyśl tylko, w jaki sposób mógłbyś wypromować w Internecie swoje wydarzenie za 10 tysięcy złotych brutto?
Taki budżet pozwoli Ci wykupić sporo miejsc reklamowych.

gdzie zorganizować konferencje


Reklama
Przechodzimy do punktu, który już został wywołany do tablicy.
Do promocji swojego wydarzenia wykorzystaj adresy e-mailowe klientów, partnerów oraz uczestników poprzednich konferencji.
E-mail marketing to nadal skuteczny kanał reklamowy.
Nie musisz zaraz kupować drogiej platformy e-mailowej, skorzystaj z darmowych narzędzi np. FreshMail.pl.

Nie musisz zaraz obwieszać billboardami miasta, to nie wybory samorządowe.
Skuteczniejsze od reklamy outdoorowej są reklamy w systemie Google Adwords oraz w mediach społecznościowych.
Sociale to miejsce, gdzie koniecznie musisz opublikować informacje o swojej konferencji.
Twórz wydarzenia, wstawiaj posty o konferencji, wysyłaj zaproszenia.

Promocję zacznij na popularnych portalach: Facebook, Instagram Twitter oraz LinkedIn.
Promocja i reklama konferencji to tak szeroki temat, że z pewnością nadaje się na osobny artykuł.


gdzie zorganizować konferencje


Dodatkowe atrakcje

Zamiast dodatkowych kosztownych atrakcji w postaci koncertów, zaproponuj swoim gościom lokalne atrakcje, w tym możliwości hotelowe.
Jeżeli już wiesz, gdzie zorganizujesz konferencje i będzie to hotel, zapytaj obsługę o atrakcje dla grup zorganizowanych.
Ognisko, impreza w klubie, ognisko, relaks w SPA?
Koszt zorganizowania takich aktywności z pewnością będzie mniejsza niż organizacja koncertu znanego zespołu.
Wspólna zabawa sprzyja integracji, to czas na biznesowe, swobodne rozmowy.
Wykorzystaj to.


sala konferencyjna w hotelu


Realne koszty bez oszczędzania – na to warto wydać ostatnią złotówkę!

Skoro już wiemy, na co nie wydawać fortuny, czas na kolejny krok, który pozwoli nam zamknąć budżet konferencji.
Spokojnie zaoszczędzone pieniądze nie proponujemy, wydawać na głupoty :)
Dzięki tej rezerwie będziesz mógł, pozwolić sobie na wynajęcie lepszej sali konferencyjnej w hotelu lub zmniejszenie opłaty konferencyjnej.
Na co nie powinieneś żałować pieniędzy przy organizacji konferencji?

Sala konferencyjna w hotelju

Chyba nie muszę tego powtarzać…
Sala konferencyjna w hotelu została wywołana już wielokrotnie do tablicy w tym artykule.
Na profesjonalnej, w pełni wyposażonej sali po prostu nie możesz oszczędzać.
Ma działać klimatyzacja i cały sprzęt.
Marzy Ci się konferencja w uroczym hotelu nad jeziorem albo w luksusowym hotelu w centrum miasta?
Cena wynajmu sali konferencyjnej w takim hotelu może być wysoka.
Dlatego bądź na bieżąco, obserwuj oferty i skorzystaj z ofert specjalnych i rabatów.
One naprawdę się zdarzają, zwłaszcza w okresie zimowym.
Trzymaj rękę na pulsie.

Nie udało Cię znaleźć oferty specjalnej?
No dobrze musimy to przyznać, na profesjonalnej sali konferencyjnej  w hotelu po prostu nie można oszczędzać..
Jeżeli miałbyś zainwestować oszczędzone na gadżetach pieniądze, to właśnie w salę szkoleniową.
Zapewniam, będzie to trafiona inwestycja.

gdzie zrobić konferencje


Nocleg dla uczestników

Jeżeli wiesz już, gdzie zorganizujesz konferencję, czas pomyśleć o noclegu.
Twoi goście, zwłaszcza ci ważni goście powinni nocować blisko miejsca konferencji.
Najlepiej by było, gdyby po prostu nocowali w hotelu, w którym odbywa się konferencja.
Nie oszczędzaj na komforcie gości. Konferencja w hotelu z noclegiem pozwoli gościom na chwilę wytchnienia.
Co więcej nocleg i odpoczynek w miejscu gdzie zorganizowana jest konferencja pozytywnie wpłynie na wydajność pracy.
Każdego wykończy kursowanie między hotelem a salą konferencją, zwłaszcza jeśli w grę wchodzi wieczorna podróż.

Jako organizator chcesz się pokazać z jak najlepszej strony, zarezerwuj nocleg dla gości w hotelu konferencyjnym.
Zadbaj, by niczego podczas tego pobytu im nie brakowało.
Wyśmienite śniadanie powinno być wliczone w cenę noclegu. Wszelkie szczegóły ustal z obsługą hotelu.

organizacja konferencji w hotelu
Posiłki i napoje
Spanie, jedzenie i atrakcje... tak wiem, jak to brzmi, ale tak, na tym nie warto oszczędzać. Brzmi jak babcina rada i trochę tak jest.
Bo to elementy, które najpewniej zapamiętają uczestnicy konferencji.
Do przygotowania posiłków zatrudnij polecaną i znaną Ci firmę cateringową, która zadba o wyśmienite dania wydawane na czas.
To bardzo ważne.
Upewnij się, że przekąsek i ciastek nie braknie podczas przerwy kawowej, a na stoliku kawowym znajdą się różne rodzaje kaw i herbat.
Nie masz doświadczenia z firmami cateringowymi?
Jeżeli Twoje wydarzenie odbędzie się w hotelu lub centrum rekreacyjno -konferencyjnym, skorzystaj z możliwości hotelowej restauracji.
Zespół kucharzy hotelowych posiada, doświadczenie w przygotowywaniu posiłków dla dużej grupy.

Nie zapominaj również, że jeśli to hotel zadba o posiłki, możesz liczyć na spore wsparcie ze strony obsługi hotelu, która jest na miejscu i czuwać będzie nad przebiegiem konferencji.
To spore odciążenie dla Ciebie, jak również dla budżetu.
Dlaczego?
Z reguły oferta konferencyjna w hotelu zawiera pakiet: sala konferencyjna +posiłki+ nocleg.
To pełna oferta, która elastycznie dopasuje się Twoich potrzeb i często rezerwacja takiego pakietu wychodzi taniej.
Wszystko oczywiście zależy od liczby uczestników konferencji oraz od tego ile dni trwa wydarzenie.


gdzie zorganizować konferencje

Z naszą pomocą zorganizujesz perfekcyjny event, który Cię nie zrujnuje.
Tworząc budżet, koniecznie sprawdzaj czy konferencja jest rentowna.
Organizacja wydarzenia z budżetem na minusie, nie ma sensu.
Wiesz już, na jakich elementach możesz zaoszczędzić, nie tracąc na jakości wydarzenia.

Zastanawiasz się gdzie zorganizować konferencje? Szukasz ciekawego miejsca na swoje wydarzenia biznesowe?
Skontaktuj się z działem dedykowanym konferencjom w Centrum MOLO.
Specjaliści odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania, kontakt do nich znajdziesz tutaj.