Za chwilę dowiecie się na co zwrócić uwagę
Wybraliśmy hotel na konferencję, czas na odpowiednią salę
Te wszystkie elementy wspólnie „pracują” na sukces wydarzenia. W końcu nasi goście mają chłonąć wiedzę jak gąbka, a nie zasypiać…
Przyznaję to ważny punkt, jednak powinniście zadbać również o kilka innych elementów.
Jakich?
Dowiecie się tego już za chwilę.
- wielkość sali konferencyjnej
- ilość krzeseł i stolików/ stołów
- zaplecze socjalne – szatnie dla gości
- sprzęt audio-wizualny
- klimatyzację
- odpowiednie oświetlenie
- możliwość wykupienia noclegu dla gości
- opcję możliwych opłat za parking
- firmę cateringową / działającą kuchnię w hotelu
- atrakcje dla uczestników konferencji w hotelu
Co powinien mieć dobry hotel na konferencję?
Lepiej nam się w takich miejscach odpoczywa, relaksuje i przyswaja wiedzę.
O co zatem zadbać przy przeglądaniu ogłoszeń z wynajmem sali konferencyjnej?
Klimatyzacja + odpowiednie oświetlenie
Klima po prostu musi być! I hotel na konferencję, który wybraliście musi ją mieć (oczywiście działającą).
To urządzanie, to cudo techniki, które pozwoli przetrwać uczestnikom letnich konferencji.
Niedziałająca klimatyzacja w duecie z kiepskim oświetleniem to drużyna do zadań koszmarnych.Zapytacie kolejny raz, dobre czyli jakie?
Odpowiednio przygotowana sala konferencyjna z oświetleniem, które nie męczy uczestników, a ułatwia im działanie na konferencji ( mam tu na myśli np. tworzenie notatek).
Bo przecież nie chcemy tylko przesiedzieć konferencji co chwilę ziewając i patrząc na zegarek z wytęsknionym wzorkiem na godzinę przerwy kawowej.
Kwestię odpowiedniego oświetlenia oraz poziomu „pracy” klimatyzacji warto omówić wcześniej z obsługą hotelu.
Fotele, krzesła, kanapy – ma być przede wszystkim wygodnie
A wybór odpowiedniego krzesła czy fotela, uwierzcie mi to prawdziwa sztuka.
Ale skupmy się na najważniejszych punktach.
Upewnijcie się również, że hotel posiada odpowiednią liczbę krzeseł.
Wygodne, niezniszczone krzesła, meble to jeden z najważniejszych punktów wyposażenia sali konferencyjnej.
Uczestnicy konferencji spędzą na wydarzeniu nawet kilka godzin, warto zadbać o to by wygodnie spędzali ten czas.
Jesteś w ogromnym błędzie, zapewniam Cię.
A co z wizerunkiem hotelu?
Wiemy ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej, płacimy więc nie tylko za usługę w cenie mamy czyste i niezniszczone pomieszczenie oraz sprawne wyposażenie.
Odrapane, meble są niestety negatywną wizytówką właściciela hotelu.
Nie musisz chyba zgadywać jaką ocenę wystawią Ci goście, jak będą przebywać w niewykończonych, brudnych pomieszczeniach.
Projektory, laptopy, mikrofony bezprzewodowe
Chcemy dobrze rozumieć, co prelegenci konferencji chcą nam powiedzieć, chcemy dokładnie zobaczyć prezentację, którą nam wyświetlają.
Hotel na konferencję, który wybrałeś nie dysponuje takim nowoczesnym sprzętem?
Ok.. wystarczą sprawne: projektory, bezprzewodowe mikrofony oraz laptopy. Do tego standardowego wyposażenia należą również bezprzewodowe mikrofony oraz sprawne nagłośnienie bez pisków czy szumów.
Osoba występująca na konferencji, korzystająca z bezprzewodowego mikrofonu będzie mogła swobodnie poruszać się po sali i nawiązywać kontakt z uczestnikami konferencji.
Co jeszcze powinno się znaleźć w podręcznym wyposażeniu każdego prelegenta?
Oczywiście pilot do projektora, dzięki któremu prowadzący będzie mógł sprawnie przerzucać slajdy prezentacji.
Bez konieczności podbiegania co chwilę do komputera.
Legendarne kuluary
Już prawie… wiemy jak powinna być przygotowana sala w hotelu na konferencję.
Został ostatni element.
To zaplecze, ustronne miejsce, gdzie uczestnicy konferencji będą mogli po konferencji prywatnie porozmawiać, wymienić się wizytówkami itp.
Takie miejsce, a właściwie taki pokój/ sala nie może być malutką klatką.
Nasi goście mają się tam czuć swobodnie, to w końcu tam będą nawiązywać pierwsze kontakty biznesowe.
Skoro już jesteśmy na zapleczu naszego hotelu na konferencję.
Warto zajrzeć do kuchni i upewnić się, że kucharz i jego asystenci nie zawiodą naszych kubków smakowych.
Kuchnia smaków
Wiele ośrodków oferujących wynajem sali konferencyjnej, w pakiecie oferuje obsługę kelnerską wraz z jedzeniem.
Naprawdę warto skorzystać z takiej oferty, posiłki, które są przygotowywane na miejscu to zawsze pewność, że przystawki i dania główne trafią do gości na czas.
Druga sprawa, mamy możliwość kontrolowania przygotowywania tych pyszności.
Bez obaw, że samochód dostawczy z całym zamówionym cateringiem utknie gdzieś w korku.
Przygotowując zapytanie z wyceną, nie zapomnij o tym punkcie.
Szukasz odpowiedniego ośrodka konferencyjnego?
Wyślij swoje zapytanie do Centrum MOLO i sprawdź jaką ofertę wynajmu sali konferencyjnej otrzymasz.