Узнайте, где можно организовать конференции, чтобы не переплачивать?

расходы на организацию конференции
Бюджетирование со всеми организация конференций является самым важным элементом.
Вам нужно хорошо планировать свои расходы, чтобы не переплачивать за услуги, на которые не стоит тратить столько денег.
Правильно составленный бюджет позволит разумно использовать ресурсы.
В этой статье мы расскажем вам, где лучше проводить конференции, чтобы не переплачивать.
Мы также проконсультируем вас о том, какие расходы следует учесть при организации вашего мероприятия.
Узнайте, стоит ли вам экономить на конференц-зале отеля при организации следующего мероприятия и рекламные гаджеты?

Оглавление:

1. где организовать конференции, чтобы сэкономить деньги?
2. Вы сэкономите целое состояние на этих товарах.
3. на чем не стоит экономить при организации конференции.

Организация конференции - реальные затраты

Планирование бюджета на конференцию сродни планированию бюджета на ремонт дома.
Всегда будут непредвиденные расходы, но вам нужно знать, как разумно составить бюджет, чтобы эффективно минимизировать дополнительные расходы.
Как и в случае с бюджетом на ремонт, есть вещи, на которых не стоит экономить, и, безусловно, комната для переговоров в отеле - одна из них.
Если вы еще не знаете, где провести свои конференции, оставайтесь с нами, мы расскажем вам, как найти идеальное место и сэкономить много денег.
С чего начать организацию конференции?
Начиная, конечно, с бюджета, в который должны быть включены все реальные расходы.
Но как узнать, какую сумму нужно потратить на конференцию?
Вам, конечно, нужно знать, сколько гостей вы можете ожидать, следующий шаг - стоимость участия в конференции.
Оценка этих сумм также позволит вам ответить на ключевые вопросы:
Где проводить конференции? Где вы можете позволить себе организовать конференцию?
Чтобы хорошо понять эту схему, взгляните на пример разбивки затрат.
количество участников: 100 человек
Стоимость конференции: 1000 злотых (при условии, что конференция продлится 2 дня, включая: проживание и питание в гостинице)
стоимость организации: 200 000 ЗЛОТЫХ

100 человек х 1000 злотых = 100 000 ЗЛОТЫХ

Эти простые шаги показывают, что доход от конференции значительно меньше, чем затраты на проведение мероприятия.
Вы можете подправить свой бюджет, увеличив стоимость участия в конференции, или сократить бюджет на конференцию.
Все, что вам нужно сделать, это выяснить, на что вы потратили слишком много денег?

Никто не хочет переплачивать - так на что же не стоит тратить целое состояние?

Как не переплатить и не разориться при организации конференции?
Вопрос только на первый взгляд прост.
Разумное заблаговременное планирование - ключ к финансовому успеху.
Начните с вопроса: где провести вашу конференцию?
Какое место выбрать?
Это самый важный вопрос, а также пункт, на котором не стоит экономить.
Поиск конференц-зал начинаются в отеле еще за несколько месяцев до мероприятия.

Это позволит вам тщательно проверить все предложения отеля по конференц-залам.
С запасом времени вы выберете жилье по хорошей цене, в хорошем месте, с полным набором услуг.
В конце концов, в этом все дело.
Это время, о котором я говорю, позволит вам разумно распределить расходы, разглядеть предложения и, наконец, принять важные бизнес-решения.

С самого начала составления сметы давайте сосредоточимся на тех элементах, которые вы можете сохранить или обойтись без них.

Ведущий и звезда мероприятия

Вам действительно нужен Кшиштоф Ибиш в главной роли?
Нанять такую звезду стоит дорого.
Это не только вопрос гонораров, но и, скажем так, "заботы о звезде".
Такой бюджет знаменитости включает в себя: проживание знаменитости, транспорт и дополнительные потребности.

От конечной суммы у вас может закружиться голова.

Поэтому серьезно подумайте, нужен ли вам в качестве ведущего Оливье Яняк или вышеупомянутый Кшиштоф Ибиш?

Место проведения конференции и характер вашего мероприятия требуют большой звезды?
Может быть, среди ваших сотрудников, партнеров или друзей есть человек с навыками проведения конференций?
Подумайте, нужен ли вам вообще репетитор.

Отказ от этой статьи расходов значительно облегчит нагрузку на ваш бюджет. Однако мы оставляем это на ваше усмотрение 🙂 .

Рекламные материалы из недорогих типографий

В конце концов, все бумажные материалы окажутся в мусорном ведре или ящике, и мир забудет о них.
Вместо элегантного глянцевого принта выберите экологичную бумагу без броских украшений.
В конечном итоге, самым важным является послание такой листовки, т.е. содержание.
Рекламное сообщение должно дойти до ваших гостей, остаться в их головах и все.
Задание выполнено.
Однако если вам нужны привлекательные рекламные материалы, не спешите искать дешевую типографию.
Вот наша подсказка.
Самые дешевые отпечатки можно приобрести в небольших типографиях и интернет-магазинах.
Цены на печать в этих местах, даже на 30% дешевле чем в известной сетевой типографии.
Вы можете распечатать бумажные рекламные материалы, но разместите их скорее в конференц-зале отеля.
Промо-гаджеты и подарки для VIP-гостей
Подойдут ручки, блокноты и листовки. Вам действительно не нужны дорогие рекламные гаджеты.
Вы можете сэкономить деньги на рекламных гаджетах.
Покупать сотни карт памяти, фонариков и пауэрбанков - довольно накладно.
Это расходы, которые сильно повлияют на бюджет конференции. 

Самый дешевый power bank, который мы нашли (поисковая фраза в интернете: gadget power bank), который не выглядит как дешевая игрушка, стоит около 45 злотых брутто.
Покупка 100 штук такого гаджета дает нам 4500 злотых.
И это, кстати, только один гаджет?

Добавьте расходы на заказ красивых бумажных подарочных пакетов и других приспособлений.
Бюджет на гаджеты составляет около 10 000 злотых..
Эти деньги действительно не стоит тратить на игрушки, которые участники быстро выбросят.
Только подумайте, как бы вы могли продвигать свое мероприятие в Интернете за 10 тысяч злотых брутто?

Такой бюджет позволит вам купить много рекламных площадей.

Реклама
Мы подходим к моменту, который уже был назван.
Используйте адреса электронной почты клиентов, партнеров и участников предыдущих конференций для рекламы вашего мероприятия.
E-mail маркетинг по-прежнему остается эффективным рекламным каналом.
Вам не обязательно сразу покупать дорогую платформу для электронной почты, используйте бесплатные инструменты, такие как FreshMail.pl.
Вам не нужно вывешивать рекламные щиты по всему городу, это не местные выборы.
Реклама в Google Adwords и социальных сетях более эффективна, чем наружная реклама.
Sociale - это место, где вы обязательно должны опубликовать информацию о своей конференции.
Создавайте события, вставляйте сообщения о конференции, рассылайте приглашения.

Начните продвижение на популярных сайтах: Facebook, Instagram Twitter и LinkedIn.
Продвижение и реклама на конференциях - это настолько обширная тема, что она, безусловно, заслуживает отдельной статьи.

Дополнительные достопримечательности

Вместо дополнительных дорогих концертных аттракционов предложите своим гостям местные достопримечательности, включая варианты гостиниц.
Если вы уже знаете, где будете проводить конференцию, и это будет отель, спросите у персонала о достопримечательностях для организованных групп.
Костер, вечеринка в клубе, посиделки у костра, отдых в спа?
Затраты на организацию таких мероприятий, безусловно, будут меньше, чем на организацию концерта известной группы.
Совместные игры способствуют интеграции и являются временем для деловых, непринужденных разговоров.
Воспользуйтесь этим.

Реалистичные расходы без экономии - на это стоит потратить последний пенни!

Теперь, когда мы знаем, на что не стоит тратить целое состояние, пришло время для следующего шага - закрытия бюджета конференции.
Будьте уверены, что сэкономленные деньги не будут потрачены на глупости 🙂 .
Имея такой резерв, вы сможете позволить себе арендовать лучший конференц-зал в отеле или уменьшить стоимость конференции.

На что не жалко потратить деньги при организации конференции?

Конференц-зал в отеле

Не думаю, что мне нужно повторять это снова...
Конференц-зал в отеле уже неоднократно вызывался на совет в этой статье.
Вы просто не можете экономить на профессиональном, полностью оборудованном помещении.
Кондиционер и все оборудование должны работать.
Вы мечтаете провести конференцию в очаровательном отеле на берегу озера или в роскошном отеле в центре города?
Стоимость аренды конференц-зала в таком отеле может быть высокой.
Поэтому будьте в курсе событий, следите за предложениями и пользуйтесь специальными предложениями и скидками.
Они действительно случаются, особенно зимой.

Держите руку на пульсе.

Не удалось найти специальное предложение?
Приходится признать, что экономить на профессиональном конференц-зале в гостинице просто нельзя...
Если бы вы инвестировали деньги, сэкономленные на гаджетах, то в тренировочный зал.

Уверяю вас, это будет стоящая инвестиция.

Ночлег для участников

Если вы уже знаете, где будете проводить конференцию, самое время подумать о размещении.
Ваши гости, особенно важные, должны провести ночь недалеко от места проведения конференции.
В идеале они должны просто остаться на ночь в отеле, где проходит конференция.
Не экономьте на комфорте ваших гостей. Проведение конференции в отеле с ночлегом позволит вашим гостям отдохнуть.
Кроме того, размещение и отдых в месте проведения конференции положительно скажется на эффективности работы.
Все устают от переездов между отелем и конференц-залом, особенно если речь идет о вечерней поездке.

Как организатор, вы хотите показать себя с лучшей стороны, забронировать размещение гостей в конференц-отель.
Позаботьтесь о том, чтобы они ни в чем не испытывали недостатка во время своего пребывания.
Вкусный завтрак должен быть включен в стоимость проживания. Обсудите все детали с персоналом отеля.

Питание и напитки
Сон, еда и достопримечательности... да, я знаю, как это звучит, но да, на них не стоит экономить. Это звучит как бабушкин совет, и отчасти так оно и есть.
Потому что именно эти элементы с наибольшей вероятностью запомнятся участникам конференции.
Для приготовления блюд наймите знакомого и рекомендуемого вами поставщика, который позаботится о том, чтобы ваши блюда были поданы вовремя.
Это очень важно.
Убедитесь, что во время кофе-брейка закуски и выпечка не в дефиците, а на журнальном столике есть разнообразные сорта кофе и чая.
Нет опыта работы с кейтеринговыми компаниями?
Если ваше мероприятие будет проводиться в гостинице или центр отдыха и конференций, Воспользуйтесь услугами ресторана отеля.

Команда поваров отеля имеет опыт приготовления блюд для большой группы.

И не забывайте, что если отель берет на себя заботу о питании, вы можете рассчитывать на большую поддержку со стороны персонала отеля, который находится на месте и будет следить за ходом конференции.
Это облегчит как вашу жизнь, так и ваш бюджет.
Почему?
Как правило, предложение по проведению конференции в гостинице включает в себя пакет: конференц-зал + питание + проживание.
Это полное предложение, которое гибко подстроится под ваши потребности, и часто бронирование такого пакета выходит дешевле.
Все, конечно, зависит от количества участников конференции и от того, сколько дней длится мероприятие.

С нашей помощью вы организуете идеальное мероприятие, которое не разорит вас.
При составлении бюджета обязательно проверьте, является ли конференция жизнеспособной.
Организация мероприятия с бюджетом, находящимся в минусе, не имеет смысла.

Вы уже знаете, на каких элементах можно сэкономить без потери качества мероприятия.
Думаете, где организовать конференцию? Ищете интересное место для проведения деловых мероприятий?
Связаться с отдел, занимающийся проведением конференций в центре MOLO.
Специалисты ответят на все ваши вопросы, вы можете найти их контакты здесь.