Как планировать конференции с иностранными гостями?

Предполагается, что это будет международная конференция в отеле.
Это престижное мероприятие, на котором будут присутствовать специалисты из страны и известные имена со всего мира.
Здесь будет работать международная компания, которая побывала во многих престижных зарубежных отелях.
Во время конференции в Польше у вас есть шанс очаровать их индустрией гостеприимства страны.
Хотя организация конференции - это утомительный процесс, с помощью персонала отеля вы подготовите идеальное мероприятие.
Вам просто нужно знать, как подготовиться к конференциям с иностранными гостями.
Не нужно ничего ждать.
Вот так!

Международная конференция в отеле требует детального плана

Как правило, конференции за рубежом длятся несколько дней. Поэтому есть только одно место, где может пройти ваша конференция - гостиница.
В гостиничном центре есть хорошо оборудованные конференц-залы, рестораны и места для проживания.
В пакет также входит профессиональный персонал отеля, который будет рад помочь в проведении конференции.
Большие просторные номера, качественные гостиничные услуги, дополнительные услуги, учебные аудитории, оснащенные современным аудиовизуальным оборудованием.
Все на месте - все для успешного проведения международной конференции.
Если ваш выбор отеля уже позади.
Пришло время подготовить план организации этого мероприятия.
Международные конференции в гостинице регулируются различными законами.
Ваш гость приехал из другой страны, у него другие ожидания и он нуждается в уходе в чужой стране.
Как организатор вы представляете компанию, если конференция окажется неудачной, это будет имиджевая потеря как для вас, так и для всей компании..
Вы же не хотите опозориться перед иностранными гостями?
Покажите, что ваша компания является настоящим лидером в сфере услуг.
Вы - специалисты, вы можете позаботиться о каждом госте.
Кроме того, отель будет первым местом, которое посетит ваш гость по прибытии.
Как организатор конференции, вы должны позаботиться о том, чтобы у ваших гостей остались приятные воспоминания о посещении вашего мероприятия.
Произведите хорошее впечатление с самого первого момента, когда гость вашей конференции ступит на польскую землю.
Он не должен жаловаться на отсутствие переводчика, транспорта или мириться с отсутствием оборудования в гостиничном номере.

международные конференции в отеле

Конференции с иностранными гостями - пошаговая организация

Для начала вам необходимо познакомиться с сотрудниками отеля, которые будут работать с вами на конференции.
Смело назначайте должности и делегируйте соответствующие задачи. Теперь вы - одна команда, играющая ради одной цели.
Общение между вами должно быть бесперебойным.

Размещение гостей в отеле, где проходит конференция, само по себе является плюсом.

Какие?
Как организатору, вам не придется беспокоиться о дополнительном транспорте (если гости проживают в разных отелях).
Вашим иностранным гостям не придется бродить по городу в поисках места проведения конференции.
Находясь на месте, вы имеете возможность контролировать все от начала до конца конференции и реализовывать план конференции.
Какие самые важные моменты должны присутствовать, чтобы организация конференции с иностранными гостями стала успешным мероприятием?
Давайте проверим!

конференция в гостинице

Транспорт из аэропорта

Этот пункт плана может вызвать множество проблем.
Можете ли вы представить себе ситуацию, когда ваш гость несколько часов ждет транспорта в аэропорту, опаздывая на мероприятие.
В результате он не появляется в качестве докладчика, а вам напоминают, что вы должны были встретить его из аэропорта как раз в тот момент, когда руководитель конференции объявляет состав участников?

Это действительно черный сценарий, и с вами такого не случится.
Прочитав эту статью, вы знаете, как подготовиться к проведению международной конференции в отеле.
Поэтому уже во время приглашения докладчика договоритесь с ним о транспортных деталях.
Желает ли гость личный автомобиль, рассчитывает ли он на возмещение дорожных расходов (включая стоимость такси из аэропорта в отель).

Наш совет.
Если отель, в котором будет проходить конференция, находится за городом, вы как организатор должны позаботиться о том, чтобы доставить гостей в центр.
Фактически, речь идет о каждой детали, связанной с транспортом.

конференции с участием гостей из заганицы

Английский в порядке!

Не новость, что знание иностранных языков в наше время является основополагающим.
При организации конференций с участием иностранных гостей вы имеете право требовать этого от персонала отеля.
Ваши гости должны чувствовать себя спокойно; в конце концов, именно к персоналу отеля они будут обращаться со своими вопросами в случае возникновения проблем.
Вопросы на английском языке.
Никто не требует от них продвинутого уровня английского языка, достаточно знать основные деловые фразы.
На этом лингвистические проблемы не заканчиваются.
Не забудьте также подготовить материалы для конференции на языке гостя (обычно достаточно только английского).
Из польских каталогов и листовок посетитель из Таиланда вряд ли что-то почерпнет, а весь материал окажется в мусорной корзине.

Переводчик
Если в отеле нет аудиооборудования с переводчиком (голос за кадром), необходимо нанять переводчиков.
Они могут быть незаметными сопровождающими иностранных гостей, а также выступать вместе с ораторами и переводить их специализированные речи.
Если испано- или немецкоговорящие гости принимают участие в международной конференции в отеле, присутствие переводчика с соответствующего языка является обязательным.

Такой переводчик будет не только лингвистическим помощником, но и опекуном иностранного гостя.

международные конференции в отеле

Местные достопримечательности

Это международная конференция в отеле, но, в конце концов, вы не будете сидеть с утра до ночи в конференц-зале.
Если ваш отель расположен в живописном месте, то это обязательный пункт посещения для ваших иностранных гостей.
Во время длительного перерыва или в конце конференции предложите своим гостям совершить небольшую прогулку по окрестностям.
Является ли территория вокруг отеля природным парком или туристической жемчужиной региона?
Включите экскурсию в программу вашей конференции.

Международная конференция в отеле собирает гостей из разных стран, поэтому после утомительного дня (поездка, приезд) стоит предложить гостям местные достопримечательности.
К ним относятся:
  • туристическая экскурсия по маршруту по самым интересным местам региона
  • тематический вечер (ваши гости - итальянцы? - предложите итальянский вечер в их честь) с живой музыкой и итальянской кухней
  • камерный концерт местного музыкального коллектива
  • костер с пиршеством
Завершите конференцию с сильным акцентом, пусть гости из-за рубежа запомнят всестороннюю организацию мероприятия и, конечно, пусть они запомнят наше польское гостеприимство.
Есть еще один важный вопрос.

Организуя поездку или вечеринку, вы готовите для своих гостей подходящую атмосферу для деловых переговоров.
Непринужденная атмосфера располагает к общению.
Это момент для закулисных, непринужденных бесед.
Вокруг костра и веселья рождаются новые знакомства, возникают новые идеи и инициативы.

международные конференции

Польские сувениры и рекламные материалы

И наконец, несколько слов о рекламных материалах, которые должны попасть к гостям в последний день конференции.
В пресс-пакетах не должны отсутствовать польские сувениры, рекламные материалы организаторов конференции.
Не забудьте подготовить материалы на польском и английском языках.

Материалы должны включать:

- программа конференции
- информация о докладчиках (краткая биография и контактные данные)
- рекламные материалы организаторов, спонсоров и партнеров мероприятия

Вы уже знаете, как организовывать конференции с иностранными гостями.
При организации конференции обязательно включите в свой план наиболее важные пункты.
Действительно, организация конференции - это утомительный процесс с множеством деталей, но когда вы увидите положительные отзывы ваших гостей, теплые слова благодарности, вы оцените все усилия.
Организуя международные конференции, вы показываете, насколько выросла ваша компания.
Вы показываете, что не боитесь вызовов и готовы тянуться за иностранными специалистами, и, конечно, что мир конференций вам не чужд.
Вы - специалисты, с помощью отеля вы организуете любое мероприятие.
Планируете провести международную конференцию в своем отеле?
В центре MOLO можно организовать любое деловое мероприятие.
Команда Центр МОЛО имеет большой опыт в организации конференций
+

Наш ответ на пандемию COVID-19

Удачных каникул в Центре МОЛО! См. подробности