Jak przygotować program konferencyjny?

Organizacja konferencji to duże i wymagające przedsięwzięcie. Angażujemy mnóstwo osób, przygotowania trwają nawet kilka miesięcy. Uczestnikom konferencji trzeba zapewnić odpowiedniej miejsce, materiały szkoleniowe oraz ciekawy program. To właśnie on zadecyduje o liczbie uczestników. Dobry, ciekawy program konferencji przyciągnie uwagę potencjalnych uczestników. Jak więc napisać atrakcyjny program konferencji?

Program konferencji jest najważniejszy

Program konferencji to szczegółowy plan całego wydarzenia. Podany do opinii publicznej, drukowany na materiałach reklamowych ma zachęcić potencjalnych uczestników do zakupu biletów. Dobry program zawiera szczegółową i chronologiczną listę wystąpień z podziałem na dni. Przygotowując konferencję, zapraszając prelegentów, szukając miejsca na konferencję, z tyłu głowy mamy już pomysł tworzenia programu konferencji.

Układ programu konferencji

Przygotowując program konferencji musisz trzymać się wytyczonego układu, który składa się z kilkunastu ważnych punktów.

1. Patrząc od góry na nasz scenariusz mamy kolejno: informację o organizatorach – to logotypy oraz nazwy. W tym miejscu starannie dodawaj nazwy współorganizatorów. Pomyłka w ich nazwie może być mocno wstydliwa.

2. Następnie mamy: tytuł konferencji, datę, oraz miejsce konferencji.

3. Przechodzimy części z nazwą Program konferencji – to element otwierający cały szkielet

4. Przy tworzeniu programu, potrzebna będzie jeszcze informacja o otwarciu konferencji, tytuł sesji tematycznej.

5. Wreszcie najważniejsza część – chronologiczny plan wystąpień prelegentów.

6. W planie powinny znaleźć się również informacje o przerwach kawowych. Przy każdym wystąpieniu możemy dodać krótką notatkę z informacji o osobie występującej.

7. W kolejnym punkcie wpisujemy informacje o zamknięciu konferencji. To ważne by wskazać, o której godzinie kończymy nasze wydarzenie.

8. Godzinowe rozplanowanie konferencji wprowadza porządek w wystąpieniach, ale również daje informacje gościom, kiedy zaczynają się konkretne prelekcje. Być może uczestnicy Twojej konferencji będą chcieli wziąć udział tylko w wykładzie wybranego prelegenta. Oznaczenie godzin poszczególnych wystąpień, to spore ułatwienie dla Twoich prelegentów.

9. Na samym dole – podajemy kontakt do organizatorów, logo oraz nazwę sponsora.

Sukces konferencji

Najważniejszy jest pomysł. Przygotowując konferencję więc i program, musimy się zastanowić jaki jest główny cel naszego wydarzenia. Kogo chcemy zobaczyć na widowni?
Czy temat, o którym będziemy mówić jest ważny i cenny dla publiczności?
Jeżeli będziemy wiedzieć już po co organizujemy to spotkanie, łatwiej nam będzie stworzyć program konferencji. To właśnie pod temat wydarzenia, będziemy dobierać specjalistów – prelegentów, z którymi tworzyć będziemy program konferencji.

Miarą sukcesu naszego eventu będzie nie tylko liczba uczestników, ale również opinia na temat konferencji. Szacowne grono oceni, czy udział w naszej konferencji był wartościowy i potrzebny? Takich analiz dokona trzymając w ręku program konferencji oraz materiały reklamowe. Właśnie te elementy, musimy przygotować bez zarzutu, czytelnie i ciekawie. By nie wylądowały w najbliższym koszu, zaraz po zakończeniu spotkania.

Planujesz zorganizować konferencję? Sprawdź Konferencje w Centrum Molo.