Was müssen Sie über die Organisation von Schulungen und Konferenzen in einem Hotel wissen?

Wie lange dauert es, Schulungen und Konferenzen zu organisieren?
Kann jemand solche Geschäftsveranstaltungen organisieren?
Aber ist es besser, diese Aufgabe auszulagern? Das ist die Frage!
In diesem Artikel werden wir uns ansehen, welche dieser Optionen die beste ist.
Organisieren Sie Schulungen und Konferenzen in einem Hotel auf eigene Faust?
Organisation durch eine Agentur oder Organisation mit Hilfe eines Hotels?
Wir prüfen, welche Option die vorteilhafteste ist.

Die Organisation von Schulungen und Konferenzen in einem Hotel ist keine leichte Aufgabe

Vermietung von Konferenzräumen, Catering, Gästeliste, Konferenzprogramm, Gadgets, Attraktionen nach der Konferenz.
Das ist nur etwa die Hälfte der Dinge, die Sie tun müssen, wenn Sie Organisation von Konferenzen im Hotel.

Diese Liste ist wirklich recht umfangreich.

Es ist ja kein Geheimnis, dass bei der Organisation einer solchen Veranstaltung viele Details beachtet werden müssen.
Der Organisator muss nach den besten Angeboten suchen, Anfragen verschicken, verhandeln und schließlich den Veranstaltungsort und das Catering-Unternehmen auswählen usw.

Kann eine Person ohne Erfahrung, die zufällig vom CEO des Unternehmens ausgewählt wird, eine solche Aufgabe bewältigen?
Es kann sich lohnen, ein Unternehmen zu beauftragen, das sich auf die Organisation von Schulungen und eine Konferenz in einem Hotel?
Aber wie sieht es mit der Vorbereitung der Veranstaltung mit dem Konferenzteam des von uns gewählten Hotels aus?

Hotel-Konferenzorganisation

3 Möglichkeiten zur Organisation von Veranstaltungen. Welches ist am vorteilhaftesten?

Die Organisation eines jeden Projekts beginnt mit der Erstellung eines Aktionsplans und eines Budgets.
Bei der Organisation von Schulungen und Konferenzen in einem Hotel wird es nicht anders sein.
Für welche Organisationsform Sie sich entscheiden, hängt vor allem von... Geld ab.
Unternehmen mit einem großen Budget können es sich leicht leisten, ein externes Unternehmen zu beauftragen,
die erstklassige Unternehmen als Dienstleistungsanbieter auswählen werden.
Wenn Ihr Budget etwas knapp bemessen ist, können Sie die Hilfe und Erfahrung des Hotelteams in Anspruch nehmen oder die Konferenz selbst organisieren.
Aber nicht nur Ihr Budget ist ausschlaggebend für die Art der von Ihnen organisierten Veranstaltungen.
Es bleibt die Frage der Erfahrung.
Sicherlich hat der Konferenzspezialist, die Agentur, das Konferenzteam des Hotels sie, aber hat sie auch ein Mitarbeiter des Unternehmens?
Prestigeträchtige, für ein Unternehmen wichtige Veranstaltungen sollten eher nicht jemandem anvertraut werden, der sich mit der Organisation von Veranstaltungen nicht auskennt.
Wir ermutigen Ihre Mitarbeiter, Teambuilding-Events in Hotels oder auf Konferenzen vorzubereiten,
Geschäftstreffen und Schulungen sind Veranstaltungen, die Sie organisieren und koordinieren sollten?
Die Antworten finden sich in diesen drei Modellen für die Organisation von Schulungen und Konferenzen in einem Hotel.
Informieren Sie sich über die Vor- und Nachteile dieser drei Lösungen?
Welche Methode wendet Ihr Unternehmen an?

Organisation von Schulungen im Hotel

Unabhängiger Organisator

Die Rolle des Hauptorganisators wird in der Regel einem Abteilungsleiter, einem Mitglied der Geschäftsleitung oder einem Mitarbeiter übertragen,
die als gut organisierte und zuverlässige Person gilt.
Oberflächlich betrachtet scheint er oder sie der beste Kandidat zu sein, aber wenn diese Person keine Erfahrung hat, kann er oder sie viele wichtige Themen vergessen.
Ein unabhängiger Organisator sucht im Internet nach Wissen über Konferenzen (z.B. auf unserem Blog ;),
selbst Kontakte zu Hotels, Catering-Unternehmen, Druckereien, Großhändlern von Gadgets.
Erstellt allein oder mit Hilfe seiner Kollegen (seinem Team) das Konferenzprogramm, lädt Gäste und Redner ein.
Die Auswahl und Beauftragung von Dienstleistern liegt in seiner Verantwortung.
Es geht immer noch darum, Preise auszuhandeln, alle Details zu regeln und schließlich die Konferenz zu überwachen.
Wenn Sie jedoch beschlossen haben, dass Sie einen Konferenzspezialisten in Ihr Team aufnehmen wollen, können Sie in die Erfahrung Ihres Kollegen investieren.
Nach ein paar Veranstaltungen dieser Art haben Sie einen ständigen Spezialisten für Geschäftsveranstaltungen in Ihrer Mitte.
Vorteile
  • Eine Person aus dem Unternehmen mit der Organisation der Konferenz zu beauftragen, ist sicherlich die billigste Lösung. Wir wollen jedoch glauben, dass diese Person für diese Aufgabe einen Bonus erhält.
  • Die Person, die dem Unternehmen am nächsten steht, organisiert die Konferenz. Er oder sie kennt seine Partner, Kunden, das Management und ist mit den Bedürfnissen und Anforderungen des Managements bestens vertraut. Dieses Wissen wird sich bei der Organisation von Schulungen und Konferenzen im Hotel als sehr nützlich erweisen.
Benachteiligungen
  • Eine Person ohne Konferenzerfahrung kann zu vielen grundlegenden Aspekten der Organisation Empfehlungen abgeben.
  • Unkenntnis der Konferenzbranche kann sich bei der Auswahl der besten Dienstleister als nachteilig erweisen. Außerdem verfügt eine branchenfremde Person möglicherweise nicht über Kontakte, die mit der Dienstleistungsbranche vertraut sind. Die Wahl eines Caterers oder einer Druckerei kann sehr willkürlich sein.
  • Eine Person reicht sicherlich nicht aus, um eine Konferenz zu organisieren. Wenn es Ihre Mitarbeiter sind, die sich um die Veranstaltung kümmern sollen, müssen zumindest mehrere Personen beteiligt sein und ein so genanntes Konferenzteam gebildet werden.

Organisation von Schulungen und Konferenzen im Hotel

Hotel-Konferenzteam

Ein erfahrenes und professionelles Hotelkonferenzteam ist ein Schatz.
Sie sind leidenschaftliche Menschen mit großem Wissen und Können.
Sie fühlen sich bei geschäftlichen Veranstaltungen zu Hause.
Schließlich handelt es sich um Menschen, die seit Jahren in dem Hotel Schulungen und Konferenzen veranstalten.
Woher wissen Sie, ob das Hotel für Ihre Konferenz über ein solches engagiertes Team verfügt?
Das ist ganz einfach.
Wenn Sie einen Kostenvoranschlag für ein Geschäftsangebot anfordern, fragen Sie nach der Erfahrung des Hotelteams.
Erkundigen Sie sich nach der Anzahl der abgehaltenen Konferenzen, den Namen der Unternehmen usw.
Vielleicht hat das Hotel Dankeschön-Diplome? und vergessen Sie nicht die Macht der Online-Bewertungen.
Dazu gehören sicher auch Rückmeldungen von zufriedenen und unzufriedenen Geschäftskunden.
Wenn diese Daten Sie immer noch nicht überzeugen... Sie können sich für einen direkten Kontakt entscheiden.

Wenn Sie den Namen eines Unternehmens herausgefunden haben, das Konferenzen in einem bestimmten Hotel organisiert hat, schreiben Sie ihm,
Fragen Sie das Konferenzteam Ihres Hotels nach seinen Erfahrungen.
Sie mögen diese ganze Untersuchung amüsant finden, aber sie macht wirklich Sinn.
Wenn das Hotel, das Sie ausgewählt haben, die Hilfe eines erfahrenen Teams anbietet, ist die Hälfte der Arbeit bei der Organisation der Konferenz bereits erledigt 😉 .

Die Zusammenarbeit mit einem solchen Team ist in der Tat eine große Erleichterung für den Organisator.

Die Fachleute selbst kennen den Ort, seine Möglichkeiten und seine Grenzen am besten.
Ihr Fachwissen bei der Auswahl des besten Konferenzraums, des besten Soundsystems und der Auswahl des Menüs ist wirklich wertvoll.

Während Sie bei der Arbeit sind, bereiten Sie zusammen mit Ihren Kollegen das Konferenzprogramm vor,
Das Hotelpersonal kümmert sich um die Dekoration, zusätzliche Attraktionen oder das Aufstellen der Stühle.
Die Hotelangestellten kennen nicht nur das Resort wie ihre Westentasche, sondern auch sich selbst.
Und doch ist eine gute Kommunikation der erste Schritt zum Erfolg bei der Organisation einer Konferenz.
Das Konferenzteam wird persönlich alle Einzelheiten mit dem Küchenchef absprechen und dafür sorgen, dass die Gäste an der Rezeption über den Tagungsort und die Lage der Toiletten informiert werden.
Das erfahrene Team wird Sie beraten, welche Attraktionen/Punkte Sie auslassen sollten, und Ihnen Vorschläge machen,
wo die Kaffeepause stattfinden soll, wo die Roll-ups der Firma platziert werden sollen.
Lassen Sie uns diese Art der Organisation von Schulungen und Konferenzen in einem Hotel zusammenfassen.
Vorteile 

  • Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Hotelkonferenzteam ist ein Schatz. Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten sorgen dafür, dass Ihre Veranstaltung durch nichts gestört wird. Ein Hotel, das sich damit rühmt, dass ihm Tausende von Unternehmen vertrauen, sollte nach seinem Konferenzangebot gefragt werden.
  • Geld. Die Unterstützung und Beteiligung des Konferenzteams des Hotels ist nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden. Wenn eine Einrichtung dies gegen eine zusätzliche Gebühr anbietet, versucht sie einfach, Sie übers Ohr zu hauen. Diese Hilfe bei der Organisation ist in der Regel bereits im Angebot enthalten. Wenn Sie ein Hotel für eine Geschäftsveranstaltung buchen, erhalten Sie ein professionelles Team als Teil des Pakets.

Benachteiligungen
  • Nicht jedes Business-Hotel verfügt über ein erfahrenes Konferenzteam. In der Tat ist es schwer zu überprüfen, wie wir mit sehr erfahrenen Menschen zusammenarbeiten werden. Daher müssen Sie selbst nach Informationen zu diesem Thema suchen oder einfach bei der Buchung eines Hotels nachfragen.
  • Ein Hotel, das auch Dienstleistungen für Unternehmen anbietet, kann eine hohe Belegungsrate bei Konferenzen und Schulungen aufweisen. Es stellt sich also die Frage: Wenn mehrere Konferenzen gleichzeitig stattfinden, wird das Zentrum dann über eine angemessene Anzahl von "Konferenzleitern" verfügen? Diese Fragen sollten bereits in Gesprächen mit dem Hotel geklärt werden.

Hotel für Konferenzen

Event-Agentur
Wie beim Hotelteam haben wir es auch hier mit Profis zu tun.
Es gibt eine ganze Reihe von Event-Agenturen auf dem Markt, ich wiederhole: Event-Agenturen, die keine Werbung machen.
Dies ist wichtig.
Eine solche Agentur befasst sich ausschließlich mit der Organisation verschiedener Arten von Veranstaltungen, einschließlich geschäftlicher Veranstaltungen.
Wenn Sie eine solche Event-Agentur beauftragen, liegt die gesamte Last der Organisation von Schulungen und Konferenzen in Ihrem Hotel bei deren Mitarbeitern.
Die Mitarbeiter der Agentur werden im Internet nach dem besten Hotel für Sie suchen,
bereiten das Programm der Veranstaltung vor, laden Gäste und Redner ein, wählen das Menü aus, kümmern sich um Werbegadgets.
Sie werden buchstäblich alles tun, natürlich in Absprache mit Ihnen, und sie werden für Sie einige Ideen vorbereiten für Organisation von Konferenzenjeweils mit einem umrissenen Budget und Aktionsplan.
Wenn Sie sich für die Hilfe einer Event-Agentur entscheiden, lenken Sie Ihre Schritte schon einige Monate vor der geplanten Veranstaltung auf diese Spezialisten.
Eine Veranstaltungsagentur ist ein spezialisiertes Unternehmen, das sich um alles kümmert und sich an die Bedürfnisse des Kunden anpasst.
Außerdem verfügt es als erfahrenes Team über viele Kontakte und damit über eine etablierte Preisliste mit Rabatten.
Sie kann Qualitätsdienstleister zu attraktiven Preisen für die Organisation Ihrer Veranstaltung beauftragen.
Dieses Netz von Kontakten ist auch bei der Erstellung von VIP-Gästen oder einer Rednerliste von Nutzen.

Vorteile
  • Haben Sie nur noch wenig Zeit? Nehmen Sie die Dienste einer Veranstaltungsagentur in Anspruch. Dies ist eine ausgezeichnete Option für vielbeschäftigte Unternehmer, die weder die Erfahrung noch die Zeit haben, sich um eine Million Details im Zusammenhang mit der Veranstaltung zu kümmern.
  • Die Agentur verfügt über ein professionelles und erfahrenes Team von Veranstaltungsspezialisten. Sie können sich auf ihre Ideen und Erfahrungen verlassen.
Benachteiligungen
  • Die Arbeit einer Agentur ist nicht kostenlos, und sie ist auch nicht billig. Wenn Sie eine Agentur beauftragen, bezahlen Sie sie für das gesamte Konferenz-Know-how, d.h. für die Idee. Hinzu kommen die Gebühren für die Dienstleister, die die Agentur auswählt. Wie viel kostet die Beauftragung einer Event-Agentur wirklich? Alles hängt natürlich von der Größe der Veranstaltung, dem Prestige der Agentur und dem Umfang ihrer Arbeit ab. Der Betrag, den Sie für die Agentur ausgeben müssen, beginnt bei einigen wenigen bis hin zu einigen zehntausend Zloty.

Hotel-Konferenzorganisation

Die Organisation von Schulungen und Konferenzen in einem Hotel ist eine wirklich schwierige Kunst, bei der jeder Organisator eine Vielzahl von Details beachten muss.
Jede dieser Formen der Organisation hat Vor- und Nachteile.
Die Wahl der richtigen Methode hängt von Ihrem Budget, aber auch von der Größe Ihrer Veranstaltung ab.
Brauchen Sie wirklich eine Event-Agentur, um Ihre Mitarbeiterschulungen zu organisieren?
Vielleicht brauchen Sie nur ein erfahrenes Team im Hotel?Setzen Sie sich ein Ziel für das Ganze, dann wird es Ihnen leichter fallen, die für Sie beste Option zu wählen.

Denken Sie daran, dass nicht jede auf eigene Faust organisierte Konferenz von vornherein zum Scheitern verurteilt ist.
Und nicht jede Veranstaltung, die von einer Eventagentur betreut wird, muss das Ereignis des Jahres werden.
Wenn Sie als Tagungsorganisator das richtige Hotel mit einem Tagungsteam suchen, schauen Sie doch mal unter Angebot MOLO-Zentrum.
Es ist Konferenz- und Schulungszentrumdie schon viele geschäftliche Veranstaltungen erlebt hat.
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