Прежде чем приступить к организации конференции - очень важно разработать соответствующую стратегию. Прежде всего, следует подумать о том, какой цели мы хотим достичь и какие выгоды ожидаем для компании от предпринимаемого нами дела. Чем яснее наше видение цели, тем легче нам будет составить план действий и выбрать необходимые ресурсы. Если мы не определим свои приоритеты - нам будет очень трудно определить этапы пути, по которому нужно идти, и упорядочить свои действия. Конечно, первый шаг, который мы должны сделать, это составление бюджета - сколько денег мы можем выделить на мероприятие. Второй шаг заключается в определении списки гостей i рассматриваемая тема. Важно определить не только количество приглашенных лиц, но и престиж - тем выше их значимость в мире бизнеса или науки, тем выше установленная планка. Также желательно, чтобы тематика лекций и стиль конференц-зала соответствовали характеру и возрасту приглашенных.

Если мы уже знаем, кого и с какой целью хотим пригласить (например, хотим представить свою компанию как эксперта в данной области, продать свою продукцию или услуги или наладить сотрудничество с новыми контрагентами), следует спланировать продолжительность конференции и определить, будет ли это один или несколько дней. Если она длится дольше одного дня - вам понадобится жилье. А если гости остаются на ночь - это также хорошая идея, чтобы планировать для них питание и предлагать привлекательные виды досуга. Как предоставление вашим гостям достаточного отдыха, так и хорошая еда, безусловно, заставят их положительно относиться к вам. Чем больше они будут чувствовать себя желанными гостями у нас, тем лучше будет сотрудничество в будущем. Поэтому давайте ответим на вопрос, что мы хотим им предоставить и в какой форме. В таких ситуациях, конечно, рекомендуется проконсультироваться со специалистами, занимающимися организация конференций для компанийтак как они отлично разбираются в этом вопросе.

Хотя конференции или деловые мероприятия организуются на благо нашей компании, как ни парадоксально, именно о потребностях наших гостей мы должны заботиться в первую очередь и прилагать все усилия, чтобы обеспечить их удовлетворение. Поэтому давайте рассмотрим, что может сделать приглашенных гостей несчастными, чтобы предотвратить это на ранней стадии. Давайте начнем с первого контакта с гостями, то есть с приглашений. Их форма очень важна. Не все терпят их в электронной форме (она определенно менее элегантна и гораздо более безлична, чем бумажная форма). Более того, электронную почту легче игнорировать и рассматривать как СПАМ. И если мы уже решили отправка приглашений по почте в бумажном виде - Постарайтесь сделать так, чтобы адресат как можно больше почувствовал, что корреспонденция касается лично его. Поэтому убедитесь, что оно эстетично выглядит, адресовано по имени, а подпись приглашающего написана от руки. Ничто не произведет худшего впечатления, чем ксерокопия приглашения. Также стоит попросить подтверждение вашего участия, так как это побудит адресата ответить.

Еще один важный вопрос - расположение места, где мы хотим организовать конференцию (конечно, приглашенные гости обратят на это внимание). Прежде всего, предоставьте им удобный и несложный доступ и парковки. К приглашению можно приложить подробную карту и объяснение местонахождения конференц-зала. Также желательно указать приблизительное время в пути (например, из центра крупного города). Это, безусловно, поможет избежать задержек и беспорядков, связанных с поиском конференц-зала. Также не помешает приложить к приглашению фотографию, на которой изображен центр, куда вы пригласили гостей. Чем визуально привлекательнее она будет, тем больше вероятность того, что приглашенные заинтересуются. Помните, что приглашение на конференцию - это еще и визитная карточка вашей компании! И чем больше привлекательной и ценной информации мы включим в него - тем больше шансов, что он будет принят. Более того - чем больший престиж мы обеспечим организуемому нами мероприятию, тем лучше оно повлияет на наш имидж и тем серьезнее будет воспринято приглашение.

Безусловно, комфорт и удобство имеют первостепенное значение для благополучия приглашенных гостей. Визуальные качества чрезвычайно важны для создания так называемого первого впечатления, но после этого наши гости будут обращать внимание на свое самочувствие. Следовательно - давайте проверим, обеспечат ли стулья, на которых они будут сидеть, их комфорт в течение нескольких часов, является ли конференц-зал адекватно освещенная, звуковая и чистая. Давайте будем внимательны, что кондиционер работает и что его звук не будет мешать голосу говорящего. Запах также очень важен - если он не свежий или слишком сильный, это, безусловно, ухудшит самочувствие ваших гостей и даже может заставить их покинуть заведение. Мы также должны позаботиться о наличии горячих и холодных напитков и закусок, чтобы наши гости могли наслаждаться ими без ограничений (голод и жажда обычно заставляют людей чувствовать себя намного хуже). Не менее важным является доступ к информации (расписание дня, темы лекций, имена докладчиков и даже меню). Изменения пунктов дня во время мероприятия - например, темы лекций или время закрытия - также нежелательны. Конечно, необходима определенная гибкость и адаптация к текущим потребностям, но если кто-то принял приглашение из-за темы, а после конференции у него запланирована важная встреча - он наверняка будет расстроен изменениями в первоначальных договоренностях.

Способность предугадать неожиданные события, потребности гостей или причины, по которым ход конференции может быть нарушен, - это свойство профессионалов с большим опытом работы. Поэтому, если вы хотите, чтобы ваше мероприятие прошло успешно, лучше всего передать дела в руки специалистов по организации конференций для компаний. Для людей, работающих в конференц-центры и учебные центры Работа с такими событиями - это пресловутый "хлеб насущный". Поэтому им будет гораздо проще и эффективнее заботиться о потребностях наших гостей и предугадывать причины, по которым они могут чувствовать себя недовольными, чем нам. Более того - залы и помещения, которыми располагают такие центры, безусловно, гораздо более представительны и подготовлены к организации конференций для компаний, чем те, которые мы могли бы предоставить в наших собственных помещениях (для сравнения - проверьте стандарт Учебный и конференц-центр МОЛО и убедитесь в этом сами).