Обычно организация конференций ассоциируется у нас с небоскребами больших городов или университетскими общежитиями. Это неудивительно - деловые или научные центры обычно располагаются в центрах крупных городов. Но должно ли это быть так? Может быть, пришло время отойти от этого образа мышления и организовать конференцию в совершенно другом месте?
Организация конференции начинается с выбора помещения
Для того чтобы принять оптимальное решение (в том числе и в отношении выбора конференц-зала), полезно отказаться от шаблонов и стереотипов поведения. Это, безусловно, расширит спектр выбора. Конечно, в этом контексте было бы желательно не привязывать организацию конференции к центру города (а ведь именно там мы обычно и ищем подходящее помещение для аренды). Между тем оказывается, что очень привлекательные помещения, и даже учебные и конференц-центры, предоставляющие комплексные услуги по очень высокий уровень - расположены на окраинах городови даже дальше. Поэтому прежде чем рефлекторно отвергать такие предложения - стоит присмотреться к ним повнимательнее и проанализировать аргументы "за", которые говорят в их пользу.
Давайте выйдем за пределы стен нашей компании
При принятии решений также желательно отходить от привычек и устоявшихся путей, поскольку они часто не приносят нам оптимальных результатов. Это касается и организации конференций - часто бывает так, что мы предпочитаем выполнять эту задачу в стенах собственной компании (потому что хорошо ее знаем), даже если там мы не создадим достаточно высоких стандартов. Если, с другой стороны, мы ищем другую альтернативу. мы чаще смотрим на то, что рядом, чем на то, что лучше для нас. Поэтому при выборе места проведения конференции полезно искать решения, которые мы еще не рассматривали.
Зачем нужен конференц-зал на открытом воздухе?
Организация конференций за пределами нашей компании и даже за пределами центра города имеет много преимуществ. Действительно ли мы принимаем их во внимание в процессе принятия решений? Никогда не поздно изменить планы, если эти изменения принесут нам больший успех. Первое преимущество выхода за пределы собственного офиса заключается в том, что вы можете доверить работу по организации конференции другим, гораздо более подготовленным специалистам. Это не только сэкономит много времени и стресса, связанного с подобным видом работ, но и даст уверенность в том, что конечный результат будет оптимальным, поскольку над ним будут работать профессионалы, ежедневно выполняющие подобные задачи.
Не будут ли расходы на конференцию слишком высокими?
Конечно, аренда конференц-зала связана с расходами, но, неся их, мы многое выигрываем. Безусловно, стоит отметить, что расходы на эти цели вычитаемый налог. Еще одним преимуществом является то, что нам не придется нарушать график работы нашей компании и привлекать персонал (не всегда должным образом подготовленный к этому), чтобы заниматься организацией конференции. Более того, у нас нет никаких гарантий, что персонал действительно будет на высоте. Так стоит ли идти на такой риск? Недовольство наших гостей и организационные недостатки, безусловно, не принесут нам никаких плодов.
Городские окраины - почему на них стоит обратить внимание?
Главная причина в том, что конференц-залы, расположенные в таких местах, свободны от уличного шума, характерного для центров городов, который иногда может быть очень раздражающим. Вопреки видимости - достичь их не сложнее, потому что мы можем избежать пробок и проблем с парковкой. Они также, как правило, расположены в более привлекательные места, чем те, которые находятся в центре города. Это относится, в частности, к учебные и конференц-центры расположенных за пределами города. Конечно, организация конференции в таком месте также поможет нам получить необходимую дистанцию от повседневной работы в компании.
Дополнительные достопримечательности
Прекрасные виды, чистый воздух и тишина - Возможно, это те активы, которые мы не учли, что, несомненно, станет дополнительной привлекательностью для приглашенных гостей. Центр Моло расположенный в центре Польши, имеет конференц-залы Курорт расположен в районе высокого стандарта, откуда открывается прекрасный вид на Сулейовский залив, окруженный ландшафтным парком. В таких условиях будут полностью удовлетворены, в частности, любители водных видов спорта, для которых мы можем предложить такую форму проведения свободного времени. Кроме того, у них будет возможность воспользоваться арендой необходимого оборудования (каноэ, водные велосипеды и даже яхты). Какой из конференц-центров больших городов может предоставить своим гостям такие развлечения?
Социальные мероприятия
Все чаще организация конференций также сочетается с командообразующие мероприятия для сотрудников или неформальные встречи для гостей. Благодаря Центру Моло можно организовать такую встречу на Сулеювском водохранилище. Можно добавить, например. гонка на каноэ или соревнование на воде. Другие альтернативы могут включать экскурсии, ориентирование и барбекю. Конечно, мы не смогли бы предоставить нашим гостям такие достопримечательности в центре города. Если к этому добавить хорошо оборудованные и подготовленные к приему (даже самых требовательных гостей) конференц-залы - можно быть уверенным в успехе организованного нами мероприятия.
