Аренда конференц-зала в гостинице, кейтеринг, список гостей, программа конференции, гаджеты, развлечения после конференции.
Это лишь половина того, что вам необходимо сделать, когда организация конференций в отеле.

Этот список действительно довольно большой.

Ведь не секрет, что организация такого мероприятия требует заботы о множестве деталей.
Организатору приходится искать лучшие предложения, рассылать запросы, вести переговоры и, наконец, выбирать место проведения мероприятия, кейтеринговую компанию и т.д.

Справится ли с такой задачей человек без опыта, случайно выбранный генеральным директором компании?
Возможно, стоит нанять компанию, которая специализируется на организации обучения и конференцию в отеле?
Но как насчет подготовки мероприятия с конференц-командой выбранного нами отеля?

Организация любого проекта начинается с составления плана действий и бюджета.
При организации тренингов и конференций в отеле это ничем не отличается.
Способ организации, который вы выберете, во многом будет зависеть от... денег.

Компании с большим бюджетом могут легко позволить себе нанять внешнюю компанию,
которые будут выбирать первоклассные компании в качестве поставщиков услуг.

Если ваш бюджет немного ограничен, воспользуйтесь помощью и опытом команды отеля или организуйте конференцию самостоятельно.

Однако не только от вашего бюджета зависит то, какие деловые мероприятия вы организуете.
Остается вопрос опыта.
Конечно, он есть у специалиста по конференциям, агентства, конференц-команды отеля, но есть ли он у сотрудника компании?

Престижные, ключевые для компании события лучше не поручать тому, кто не совсем знаком с организацией мероприятий.
Мы предлагаем вашим сотрудникам подготовить мероприятия по тимбилдингу в отелях, однако или на конференциях,
деловые встречи и тренинги - это мероприятия, которые вы должны организовывать и координировать?

Ответы можно найти в этих трех моделях организации тренингов и конференций в отеле.
Ознакомьтесь с плюсами и минусами этих трех решений?
Какой метод использует ваша компания?

Роль главного организатора обычно отводится руководителю отдела, кому-то из руководства или сотруднику,
который считается хорошо организованным и надежным человеком.
На первый взгляд, он или она кажется лучшим кандидатом, но если у этого человека нет опыта, он или она может забыть о многих важных вопросах.
Независимый организатор ищет знания о конференциях в Интернете (например, в нашем блоге ;)),
сам связывается с отелями, кейтеринговыми компаниями, типографиями, оптовыми продавцами гаджетов.
Самостоятельно или с помощью своих коллег (своей команды) составляет программу конференции, приглашает гостей, докладчиков.
На его плечи ложится выбор и наем поставщиков услуг.

Он по-прежнему включает в себя переговоры о цене, согласование всех деталей и, наконец, контроль за проведением конференции.
Однако если вы решили, что вам нужен специалист по конференциям в вашей команде, вы можете начать инвестировать в опыт своего коллеги.
Несколько подобных мероприятий - и в вашей среде появится постоянный специалист по организации деловых мероприятий.

• Поручить организацию конференции одному человеку из компании - это, конечно, самое дешевое решение. Однако хочется верить, что этот человек получит бонус за выполнение этого задания.

• Организацией конференции занимается человек, который ближе всего к компании. Он или она знает своих партнеров, клиентов, руководство, хорошо знаком с нуждами и требованиями руководства. Эти знания обязательно пригодятся при организации тренингов и конференций в отеле.

• Человек, не имеющий опыта проведения конференций, может дать рекомендации по многим основным аспектам организации.

• Незнание индустрии конференций может навредить выбору лучших поставщиков услуг. Более того, человек, не имеющий отношения к отрасли, может не иметь контактов, имеющих опыт работы в сфере поставщиков услуг. Выбор поставщика провизии или типографии может быть бессистемным.

• Одного человека, конечно, недостаточно для организации конференции. Если организацией мероприятия занимаются ваши сотрудники, необходимо привлечь как минимум несколько человек и сформировать так называемую конференц-команду.

Опытная и профессиональная команда конференц-команды отеля - это сокровище.
Это увлеченные люди с большими знаниями и навыками.
Они чувствуют себя как дома на деловых мероприятиях.
В конце концов, это люди, которые годами организовывали в отеле тренинги и конференции.

Как узнать, есть ли в отеле, где будет проходить ваша конференция, такая преданная команда?
Это просто.
Запрашивая коммерческое предложение, поинтересуйтесь опытом команды отеля.
Попросите предоставить информацию о количестве проведенных конференций, названиях компаний и т.д.
Может быть, у отеля есть благодарственные дипломы? И не забывайте о силе отзывов в Интернете.
Они обязательно включают отзывы довольных и недовольных клиентов бизнеса.
Если такое количество данных все еще не убеждает вас... Вы можете выбрать прямой контакт.

Если вам удалось узнать название компании, которая организовывала конференции в конкретном отеле, напишите им,
Спросите у команды конференц-команды вашего отеля об их опыте.
Возможно, все это расследование покажется вам забавным, но в нем действительно есть смысл.
Если выбранный вами отель предлагает помощь опытной команды, половина работы по организации конференции уже сделана 😉.

Сотрудничество с такой командой действительно является значительным облегчением для организатора.

Сами профессионалы лучше всего знают это место, его возможности и ограничения.
Их опыт в выборе лучшего конференц-зала, лучшей звуковой системы, выборе меню действительно ценен.

Пока вы на работе, вместе с коллегами готовьте программу конференции,
Сотрудники отеля позаботятся об украшениях, дополнительных аттракционах или установке стульев.

Сотрудники отеля не только знают курорт как свои пять пальцев, но и хорошо знают друг друга.
И все же, отличная коммуникация - это первый шаг к успеху при организации конференции.
Команда по проведению конференций лично согласует все детали с шеф-поваром, проследит, чтобы на стойке регистрации гостей проинформировали о месте проведения конференции и расположении туалетов.
Опытная команда посоветует вам, какие достопримечательности/пункты стоит пропустить, даст советы,
где будет проходить кофе-брейк, где разместить фирменные роллы.

Давайте подведем итоги этого способа организации тренингов и конференций в отеле.

Преимущества

Как и в случае с командой отеля, здесь мы также имеем дело с профессионалами.
На рынке существует довольно много event-агентств, повторяю, event-агентств, не занимающихся рекламой.
Это очень важно.
Такое агентство занимается исключительно организацией различных видов мероприятий, в том числе деловых.
Когда вы нанимаете такое event-агентство, все бремя организации тренингов и конференций в вашем отеле ложится на его сотрудников.

Именно сотрудники агентства будут искать в Интернете лучший отель для вас,
подготовить программу мероприятия, пригласить гостей и докладчиков, выбрать меню, позаботиться о рекламные гаджеты.
Они сделают буквально все, конечно же, посоветовавшись с вами. Агенты подготовят для вас несколько идей для организация конференцийКаждый из них имеет определенный бюджет и план действий.
Если вы решили обратиться за помощью к event-агентству, направьте свои шаги к этим специалистам еще за несколько месяцев до планируемого события.
Агентство по организации мероприятий - это специализированная компания, которая позаботится обо всем и адаптируется к потребностям клиента.
Более того, как опытная команда, она имеет много контактов и, следовательно, установленный прейскурант со скидками.
Он может нанять качественных поставщиков услуг по привлекательным ценам для организации вашего мероприятия.
Эта сеть контактов также полезна при составлении списка VIP-гостей или списка выступающих.

• Работа агентства не бесплатна, но и не дешева. Когда вы нанимаете агентство, вы платите ему за все ноу-хау конференции, т.е. за идею. Добавьте к этому плату за услуги поставщиков, которых выбирает агентство. Сколько на самом деле стоит нанять агентство по организации мероприятий? Все, конечно, зависит от масштаба мероприятия, престижа агентства и объема его работы. Сумма, которую вам придется потратить на услуги агентства, начинается от нескольких до десятка тысяч злотых.

Организация тренингов и конференций в отеле - это действительно сложное искусство, которое требует от каждого организатора заботы о множестве деталей.
Каждый из этих способов организации имеет свои преимущества и недостатки.
Вы должны выбрать правильный метод в зависимости от бюджета, которым вы располагаете, а также от масштаба вашего мероприятия.
Действительно ли вам нужно агентство по организации мероприятий для обучения персонала?
Возможно, все, что вам нужно, - это опытная команда в отеле?Поставьте перед собой цель, тогда вам будет легче выбрать наиболее подходящий для вас вариант.

Помните, что не каждая конференция, организованная самостоятельно, заранее обречена на провал.
И не каждое событие, управляемое ивент-агентством, должно стать событием года.
Если вы, как организатор конференции, ищете подходящий отель с конференц-командой, обратите внимание на следующее предложение Центр МОЛО.
Это центр конференций и обученияна счету которого множество деловых событий.