Организация конференций для компаний - на что обратить внимание

О организация конференций Важность компании для нашего бизнеса не нужно переоценивать. Однако для того, чтобы наше начинание было действительно полезным, мы не можем допустить организационных недостатков. Поэтому, если мы планируем деловое мероприятие, оно должно действительно представить наш бренд в наилучшем свете. Так давайте же бороться за успех с полной отдачей и продуманно.

 

Организация конференции - стратегия

Прежде чем приступить к организации конференции - очень важно разработать соответствующую стратегию. Прежде всего, следует подумать о том, какой цели мы хотим достичь и какие выгоды ожидаем для компании от предпринимаемого нами дела. Чем яснее наше видение цели, тем легче нам будет составить план действий и выбрать необходимые ресурсы. Если мы не определим свои приоритеты - нам будет очень трудно определить этапы пути, по которому нужно идти, и упорядочить свои действия. Конечно, первый шаг, который мы должны сделать, это составление бюджета - сколько денег мы можем выделить на мероприятие. Второй шаг заключается в определении списки гостей i рассматриваемая тема. Важно определить не только количество приглашенных лиц, но и престиж - тем выше их значимость в мире бизнеса или науки, тем выше установленная планка. Также желательно, чтобы тематика лекций и стиль конференц-зала соответствовали характеру и возрасту приглашенных.

Какой тип конференции мы предполагаем?

Если мы уже знаем, кого и с какой целью хотим пригласить (например, хотим представить свою компанию как эксперта в данной области, продать свою продукцию или услуги или наладить сотрудничество с новыми контрагентами), следует спланировать продолжительность конференции и определить, будет ли это один или несколько дней. Если она длится дольше одного дня - вам понадобится жилье. А если гости остаются на ночь - это также хорошая идея, чтобы планировать для них питание и предлагать привлекательные виды досуга. Как предоставление вашим гостям достаточного отдыха, так и хорошая еда, безусловно, заставят их положительно относиться к вам. Чем больше они будут чувствовать себя желанными гостями у нас, тем лучше будет сотрудничество в будущем. Поэтому давайте ответим на вопрос, что мы хотим им предоставить и в какой форме. В таких ситуациях, конечно, рекомендуется проконсультироваться со специалистами, занимающимися организация конференций для компанийтак как они отлично разбираются в этом вопросе.

Потребности посетителей во время конференций

Хотя конференции или деловые мероприятия организуются на благо нашей компании, как ни парадоксально, именно о потребностях наших гостей мы должны заботиться в первую очередь и прилагать все усилия, чтобы обеспечить их удовлетворение. Поэтому давайте рассмотрим, что может сделать приглашенных гостей несчастными, чтобы предотвратить это на ранней стадии. Давайте начнем с первого контакта с гостями, то есть с приглашений. Их форма очень важна. Не все терпят их в электронной форме (она определенно менее элегантна и гораздо более безлична, чем бумажная форма). Более того, электронную почту легче игнорировать и рассматривать как СПАМ. И если мы уже решили отправка приглашений по почте в бумажном виде - Постарайтесь сделать так, чтобы адресат как можно больше почувствовал, что корреспонденция касается лично его. Поэтому убедитесь, что оно эстетично выглядит, адресовано по имени, а подпись приглашающего написана от руки. Ничто не произведет худшего впечатления, чем ксерокопия приглашения. Также стоит попросить подтверждение вашего участия, так как это побудит адресата ответить.

Удобное расположение конференц-центра

Еще один важный вопрос - расположение места, где мы хотим организовать конференцию (конечно, приглашенные гости обратят на это внимание). Прежде всего, предоставьте им удобный и несложный доступ и парковки. К приглашению можно приложить подробную карту и объяснение местонахождения конференц-зала. Также желательно указать приблизительное время в пути (например, из центра крупного города). Это, безусловно, поможет избежать задержек и беспорядков, связанных с поиском конференц-зала. Также не помешает приложить к приглашению фотографию, на которой изображен центр, куда вы пригласили гостей. Чем визуально привлекательнее она будет, тем больше вероятность того, что приглашенные заинтересуются. Помните, что приглашение на конференцию - это еще и визитная карточка вашей компании! И чем больше привлекательной и ценной информации мы включим в него - тем больше шансов, что он будет принят. Более того - чем больший престиж мы обеспечим организуемому нами мероприятию, тем лучше оно повлияет на наш имидж и тем серьезнее будет воспринято приглашение.
Комфорт и удобство
Безусловно, комфорт и удобство имеют первостепенное значение для благополучия приглашенных гостей. Визуальные качества чрезвычайно важны для создания так называемого первого впечатления, но после этого наши гости будут обращать внимание на свое самочувствие. Следовательно - давайте проверим, обеспечат ли стулья, на которых они будут сидеть, их комфорт в течение нескольких часов, является ли конференц-зал адекватно освещенная, звуковая и чистая. Давайте будем внимательны, что кондиционер работает и что его звук не будет мешать голосу говорящего. Запах также очень важен - если он не свежий или слишком сильный, это, безусловно, ухудшит самочувствие ваших гостей и даже может заставить их покинуть заведение. Мы также должны позаботиться о наличии горячих и холодных напитков и закусок, чтобы наши гости могли наслаждаться ими без ограничений (голод и жажда обычно заставляют людей чувствовать себя намного хуже). Не менее важным является доступ к информации (расписание дня, темы лекций, имена докладчиков и даже меню). Изменения пунктов дня во время мероприятия - например, темы лекций или время закрытия - также нежелательны. Конечно, необходима определенная гибкость и адаптация к текущим потребностям, но если кто-то принял приглашение из-за темы, а после конференции у него запланирована важная встреча - он наверняка будет расстроен изменениями в первоначальных договоренностях.

Профессионализм и организаторский опыт

Способность предугадать неожиданные события, потребности гостей или причины, по которым ход конференции может быть нарушен, - это свойство профессионалов с большим опытом работы. Поэтому, если вы хотите, чтобы ваше мероприятие прошло успешно, лучше всего передать дела в руки специалистов по организации конференций для компаний. Для людей, работающих в конференц-центры и учебные центры Работа с такими событиями - это пресловутый "хлеб насущный". Поэтому им будет гораздо проще и эффективнее заботиться о потребностях наших гостей и предугадывать причины, по которым они могут чувствовать себя недовольными, чем нам. Более того - залы и помещения, которыми располагают такие центры, безусловно, гораздо более представительны и подготовлены к организации конференций для компаний, чем те, которые мы могли бы предоставить в наших собственных помещениях (для сравнения - проверьте стандарт Учебный и конференц-центр МОЛО и убедитесь в этом сами).

+

Наш ответ на пандемию COVID-19

Удачных каникул в Центре МОЛО! См. подробности